Новости Кей ‘Акт приема передачи трудовых книжек при увольнении кадровика’: правила и примеры

Трудовая книжка заводится при первом официальном трудоустройстве гражданина, после чего в нее вносится вся основная информация о его трудовой деятельности. Главная функция трудовых книжек заключается в отражении фактического трудового стажа, причин увольнения с каждого из мест работы, а также сведений об образовании, квалификации и наличии трудовых поощрений либо взысканий.

Все операции по ведению и хранению данных документов осуществляются уполномоченными сотрудниками кадровых служб организаций-работодателей в соответствии с законодательно утвержденными правилами. Кроме того, законодательством также строго регламентирована процедура передачи хранящихся в организации действительных трудовых книжек (а также чистых бланков) от одного уполномоченного лица другому.

Передача полномочий по ведению, хранению и учету трудовых книжек

В том случае, если ответственный за ведение, хранение и учет трудовых книжек сотрудник больше не может исполнять свои трудовые обязанности в означенной части (чаще всего – по причинам увольнения либо перевода на другую должность), вместе со своими полномочиями он также передает новому ответственному лицу хранящиеся в организации трудовые книжки сотрудников, а также чистые бланки.

1. В приказе приводятся основания для назначения нового лица, ответственного за ведение, хранение и учет трудовых книжек.
2. Приемо-передаточный акт составляется на основании приказа. В свою очередь, на основании акта осуществляется непосредственно передача книжек (в т. ч. вкладышей и чистых бланков) от одного уполномоченного лица другому.

Процедура передачи в обязательном порядке должна сопровождаться ревизией – проверкой состояния самих документов, внесенной в них информации, а также их подсчетом и сверкой с существующими данными.

В случае необходимости, для осуществления рассматриваемой процедуры также может быть учреждена специальная комиссия в составе как минимум двух сотрудников организации. По окончании процедуры приема-передачи все сведения о ней фиксируются в журнале учета движения трудовых книжек, также передающемся в ведение нового ответственного лица.

Акт приема-передачи трудовых книжек: особенности документа и требования к его составлению и оформлению

Трудовая книжка заводится при первом официальном трудоустройстве гражданина, после чего в нее вносится вся основная информация о его трудовой деятельности. Главная функция трудовых книжек заключается в отражении фактического трудового стажа, причин увольнения с каждого из мест работы, а также сведений об образовании, квалификации и наличии трудовых поощрений либо взысканий.

Все операции по ведению и хранению данных документов осуществляются уполномоченными сотрудниками кадровых служб организаций-работодателей в соответствии с законодательно утвержденными правилами. Кроме того, законодательством также строго регламентирована процедура передачи хранящихся в организации действительных трудовых книжек (а также чистых бланков) от одного уполномоченного лица другому.

Оформление

Акт приема-передачи должен быть составлен на чистом листе формата A4 либо на бланке организации. При этом документ может быть написан как от руки, так и создан в электронном виде и распечатан на принтере. При этом независимо от способа составления, подписи всех ответственных лиц ставятся от руки.

Документ может быть оформлен как на одном листе, так и на нескольких – в зависимости от количества передаваемых экземпляров книжек и бланков. После составления акта все листы сшиваются нитью, на последней внешней странице указывается общее количество листов и дата оформления акта. Затем проставляются подписи сторон, а также печать организации (поверх сшивающей нити).

При составлении акта желательно избегать ошибок и неточностей, поскольку последующее обнаружение в нем тех или иных сведений, полностью или частично не соответствующих действительности, чревато для ответственных сотрудников административной ответственностью со стороны государства и различного рода взысканиями со стороны организации-работодателя.

Корректировка сведений допускается лишь в ходе процедуры приема-передачи: обязательное условие при этом – визирование всех исправлений подписями сторон и надписью «исправленному верить» либо аналогичной по смыслу.

Составление

Существующий на практике порядок составления приемо-передаточных актов требует внесения в подготавливаемый документ следующих пунктов:

1. Шапка. Полное наименование организации (с указанием вышеозначенных сведений), название (с указанием порядкового номера в том случае, если в архиве организации уже имеются аналогичные акты) и дата составления документа.
2. Согласование руководителя организации (с указанием должности, фамилии, инициалов и даты согласования).
3. Основной текст документа, определяющий принимающую и передающую стороны.
4. Опись передаваемых книжек и вкладышей.
5. Опись находящихся на хранении чистых бланков книжек и вкладышей.
6. Подписи сторон.

• номер строки;
• ФИО владельца книжки;
• серия и номер книжки (в т. ч. вкладыша при условии его наличия);
• примечания, включающие в себя те или иные сведения разъяснительного характера: о состоянии документа, наличествующих (или отсутствующих) в нем записях, а также его возможной невостребованности.

В конце таблицы приводится общее количество указанных в ней книжек, а также возможные пояснения. Опись чистых бланков целесообразно сделать по аналогии с описью трудовых книжек, но без столбцов «ФИО владельца» и «Примечания».

В конце акта проставляются подписи передающей и принимающей сторон (с указанием должностей и расшифровкой), даты передачи и приема, а также подписи членов комиссии (при условии ее наличия) – с указанием должностей и расшифровкой. Образец заполнения акта приема-передачи можно посмотреть здесь.

Акт составляется в единственном экземпляре. По завершении процедуры приема-передачи (в том случае, если все указанные в документе данные совпали с фактическими) акт должен быть передан в архив на хранение и впоследствии утилизирован в законодательно установленном порядке.

Составление акта приема-передачи трудовых книжек при вступлении в должность нового ответственного за их ведение, учет и хранение лица – необходимая мера, обеспечивающая как соблюдение установленных трудовым законодательством требований, так и позволяющая избежать потери документов либо своевременно ее выявить. Таким образом, с нового уполномоченного сотрудника будет снята какая бы то ни было ответственность за возможные нарушения, допущенные его предшественниками.

Акт приема-передачи кадровой документации (пример)

Тип документа: Акт

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 4,8 кб

Бланк документа

Мы постараемся вам помочьСохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

Общество с ограниченной ответственностью «Луч» (ООО «Луч»)

Акт приема-передачи кадровой документации N 4

Москва 29.05.2009

Утверждаю

Директор ООО «Луч»

Иванов

—— И.И. Иванов

29.05.2009

Бухгалтером Сидоровой С.С. передается, а специалистом по кадрам Петровой П.П. принимается следующая кадровая документация:

—-T————T————T———-T———————————¬

¦ N ¦Наименование¦ Период ¦Количество¦ Сведения об отсутствии ¦

¦п/п¦ документов ¦ времени ¦документов¦ (повреждении) документов и дел ¦

¦ ¦ и дел ¦ (годы) ¦ и дел ¦ ¦

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦

¦ 1 ¦Приказы ¦2005 — 2009¦ 12 ¦В деле N 1-07 отсутствуют приказы¦

¦ ¦по личному ¦ ¦ ¦N N 11-ок, 24-ок, 73-ок ¦

¦ ¦составу ¦ ¦ ¦ ¦

¦ 2 ¦Личные дела ¦2005 — 2009¦ 172 ¦Утрачено личное дело ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦Шишкиной О.С. ¦

¦ 3 ¦Должностные ¦2005 — 2009¦ 51 ¦Должностная инструкция ¦

¦ ¦инструкции ¦ ¦ ¦продавца-кассира находится ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦в ветхом состоянии, отсутствует ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦последний лист; отсутствует ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦должностная инструкция помощника ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦администратора магазина ¦

¦ 4 ¦Личные ¦2005 — 2009¦ 168 ¦Отсутствуют личные карточки ¦

¦ ¦карточки ¦ ¦ ¦Ибралова О.Д., Петровой М.Н., ¦

¦ ¦работников ¦ ¦ ¦не заполнены личные карточки ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦Шикаровой О.Л., Якушевой Н.Н. ¦

Сдала Приняла

Бухгалтер Специалист по кадрам

Сидорова С.С. Сидорова Петрова П.П. Петрова

29.05.2009 29.05.2009

Члены комиссии:

Главный бухгалтер Игнатова А.П. Игнатова

Юрисконсульт Сомов С.О. Сомов

Секретарь Филина О.С. Филина

Сохраните этот документ сейчас. Пригодится.Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Смежные документы

• Акт: образцы (Полный перечень документов)
• Поиск по фразе «Акт» по всему сайту
• «Акт приема-передачи кадровой документации (пример)».doc

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

• Акт приема-передачи трудовых книжек и вкладышей (пример)
• Акт приема-передачи товаров и транспортных средств на хранение (приложение к договору хранения на складе временного хранения или ином складе, принадлежащем предприятию (организации, учреждению), материальных ценностей (товаров и транспортных средств) таможенного органа)
• Акт приема-передачи специальных знаков (марок) для избирательных бюллетеней на выборах Президента Российской Федерации
• Акт приема-передачи имущества (выставочного оборудования) (приложение к договору аренды выставочного оборудования)
• Акт приема-передачи имущества (приложение к договору аренды винного шкафа)
• Акт приема-передачи индивидуальных комплектов тестов, индивидуальных контрольных листов тестирования, индивидуальных протоколов тестирования и промежуточного протокола результатов тестирования. Форма N 6
• Акт приема-передачи в аренду нежилого помещения (здания) (приложение к договору аренды недвижимого имущества государственных предприятий Московской области)
• Акт приема-передачи векселя (приложение к договору купли-продажи векселя)
• Акт приема-передачи справочника (реестра зарегистрированных цен на лекарственные средства, используемых для информационного обеспечения мероприятий по дополнительному лекарственному обеспечению)
• Акт приема-передачи документации по жилым домам и прилегающим земельным участкам (приложение к договору мены жилых домов с прилегающими земельными участками)

Новое за 29 июля 2025

• Скачано документов 2985
• Занесено в базу 14
• Внесены исправления в 7

• Договоры
• Все документы

• Агентский договор
• Договор аренды
  • Договор аренды жилого помещения
  • Договор аренды нежилого помещения
  • Договор аренды транспортного средства
  • Договор аренды имущества
  • Договор аренды земельного участка
  • Договор аренды предприятия
  • Договор купли-продажи транспортного средства
  • Договор купли-продажи имущества
  • Договор купли-продажи недвижимости
  • Договор купли-продажи земельного участка
  • Договор купли-продажи валюты и ценных бумаг
  • Договор бытового подряда
  • Договор строительного подряда

  Разделы:

  Взирая на высоких людей и на высокие предметы, придерживай картуз свой за козырёк. (К. Прутков)

  © 2011 — 2025 Образцы договоров

  • Типовые договоры
  • Образцы документов
  • Политика конфиденциальности
  • Обратная связь
  к содержанию ↑

  Акт приема-передачи кадровых документов — образец

  Акт приема-передачи кадровых документов — образец 2019 года может быть полезен юристам, а также специалистам, ведущим кадровое делопроизводство, в качестве шаблонной документации. О том, когда пригодится акт приема-передачи кадровых документов и каково его основное содержание, расскажет эта статья.

  • В каких случаях оформляется акт приема-передачи кадровых документов
  • Образец акта передачи кадровых документов: основное содержание
  к содержанию ↑

  В каких случаях оформляется акт приема-передачи кадровых документов

  Оформление акта приема-передачи кадровой документации всегда должно сопровождать смену ответственного за кадровое делопроизводство сотрудника. Несмотря на то что порядок сдачи документов кадровых подразделений организаций в законодательстве не определен и, соответственно, обязанности составлять и подписывать акт приема-передачи у трудящихся нет, задокументированная передача кадровых бумаг позволяет не только зафиксировать комплектность документов на момент замены сотрудника, но и лишний раз систематизировать документооборот.

  Непосредственно оформлению акта приема-передачи документов должны предшествовать:

  • организация комиссии (необязательно, но крайне желательно — члены комиссии смогут зафиксировать факт приема-передачи всех необходимых документов);
  • сверка наличия, содержания, регистрации и формы хранения деловых бумаг.

  После сверки комплектности документации оформляется акт приема-передачи кадровых документов.

  к содержанию ↑

  Кей ‘Акт приема передачи трудовых книжек при увольнении кадровика’: правила и примеры

  Работа рекрутеров и специалистов отдела кадров связана с большим количеством документов, поэтому, когда такие сотрудники уходят, важно ответственно подойти к передаче дел. Мы подготовили инструкции, которые помогут не запутаться в процессах.

  Советы, чек-листы, шаблоны приказов и актовКак кадровику или рекрутеру передать дела, если он уходитавторМарина РомановскаяПодписывайтесь на наш telegram-канал для всех, кто нанимает

  Подписаться

  CloseЕсли уходит специалист отдела кадров

  Нужно издать приказ о создании специальной комиссии, которая будет контролировать передачу дел. Обычно в нее входят минимум три человека: HR-директор, главный бухгалтер или специалист по компенсациям и льготам; представитель отдела кадров; секретарь или администратор.

  Назначить дату передачи дел новому сотруднику и прописать ее в приказе.

  Пример приказа:

  г. Москва 10.01.2022

  В связи с приемом на должность специалиста по кадрам нового сотрудника Ивановой А. А. и увольнением специалиста по кадрам Петровой Н. В.

  1. Провести прием-передачу дел 13.01.2022 с оформлением по его итогам акта приема-передачи дел.

  2. Для приема-передачи дел создать комиссию, включающую в себя следующих сотрудников:
  Сидорова С. В., главного бухгалтера,
  Ермолаева М. Р., директора по персоналу;
  Коршунова Л. О., секретаря.

  3. Комиссия собирается и в произвольной форме составляет акт приема-передачи кадровой документации. Главное, включить в него наименования документов и их количество, оставить место для отметок о неточностях и ошибках.

  Пример акта приема-передачи дел

  Общество с ограниченной ответственностью «Компания»

  приема-передачи кадровой документации

  г. Москва 13.01.2022

  Специалист по кадровому документообороту Самойлова С. В. передала, а специалист по кадровому документообороту Афанасьева Л. И. приняла следующую кадровую документацию:

  №;Наименование документов и дел;Период времени (годы);Количество документов и дел;Примечанияadcd;adcd;adcd;cadcad;cada adcd;adcd;adcd;cadcad;cada

  Новые сотрудники ждут вас на Работе.ру. Размещайте вакансии со скидкой 20% по промокоду prorabota. Подробности акции — по ссылке.

  4. Комиссия вместе с новым сотрудником составляет опись и проверяет бумажные и электронные документы:

  • трудовые книжки;
  • трудовые договоры;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • штатное расписание;
  • правила и инструкции по охране труда;
  • положение о персональных данных;
  • положение об оплате труда;
  • график отпусков;
  • табели учета рабочего времени;
  • личные карточки сотрудников;
  • документы по воинскому учету;
  • приказы, личные заявления сотрудников;
  • книгу учета и движения трудовых книжек;
  • журналы учета проверок и регистрации документов.

  Акт приема-передачи кадровых документов — образец

  Акт приема-передачи кадровых документов — образец 2019 года может быть полезен юристам, а также специалистам, ведущим кадровое делопроизводство, в качестве шаблонной документации. О том, когда пригодится акт приема-передачи кадровых документов и каково его основное содержание, расскажет эта статья.

  • В каких случаях оформляется акт приема-передачи кадровых документов
  • Образец акта передачи кадровых документов: основное содержание
  к содержанию ↑

  Готовые образцы документов с возможностью редактирования и автозаполнения прямо на сайте

  Актуальные формы бланков согласно последним изменениям законодательстваПодсказки и инструкции по заполнению, составленные ведущими экспертамиВозможность отправить формы отчётов в ФНС/ФСС/ПФР/Росстат онлайнАвтоматическое заполнение налоговых деклараций и проверка checkXML перед отправкой

  к содержанию ↑

  Первые 3 дня бесплатно

  Вы сразу получите доступ ко всем бланкам. Создавайте и редактируйте любую отчётность.Спасибо за обращение!Мы получили вашу заявку.
  В ближайшее время наш менеджер свяжется с вами. Удачного дня!

  Следующая
  Трудовое правоНовости Через сколько банк снимает арест после постановления пристава: сроки и порядок действий

  Related posts:

  1. Новости Льготы женщинам с 40-летним трудовым стажем: узнайте, какие привилегии предоставляются
  2. Новости Право на совместительство: когда работник может выполнять работу по совместительству
  3. Новости Скачать образец кейса: Акт передачи трудовых книжек – Бесплатная загрузка
  4. Новости Сроки эксплуатации огнетушителей: все, что вам нужно знать
  Отличная статья 0