Новости Скачать образец кейса: Акт передачи трудовых книжек – Бесплатная загрузка
Ведение и содержание трудовых книжек на предприятии должно вестись в определенном порядке. В частности, существуют строгие нормы по передаче этих документов от одного сотрудника другому. Эта процедура проводится в тех случаях, когда, например, происходит увольнение работника, в компетенцию которого входила работа с трудовыми книжками или же перевод его на другую должность.
- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
Процесс передачи трудовых книжек
Просто так взять и передать трудовые книжки нельзя. Сначала необходимо издать от лица руководителя компании приказ, в котором будет указана необходимость передачи документов и назначено новое ответственное лицо.
Затем на основании этого приказа производится непосредственная передача трудовых книжек, вкладышей в них и чистых бланков, которая должна сопровождаться их ревизией, то есть осмотром, проверкой и подсчетом. Информация о передаче оформляется специальным актом. Кроме того, это действие должно быть зафиксировано в книге учета движения трудовых книжек.
Если соблюсти всю процедуру «от а до я», то риск столкнуться с потерей документов, возникновением разногласий или споров по поводу них снизится до минимума. Грамотно проведенный процесс позволяет также снять с нового работника ответственность административного характера за отсутствие тех или иных трудовых книжек или вкладышей.
к содержанию ↑Создание комиссии
Если предприятие крупное и документов, подлежащих передаче много, то для проведения и оформления этой процедуры необходимо создание специальной комиссии. В нее могут войти сотрудники разных подразделений фирмы, в составе не менее двух человек. Формирование комиссии необходимо зарегистрировать в соответствующем приказе, изданного руководителем.
Задача комиссии – проверить все ли трудовые книжки находятся на месте, удостовериться в том, что все необходимые записи наличествуют и соответствуют действительности, а также заверить факт передачи от одного лица другому.
Как составлять документ
Единого, обязательного к применению, унифицированного образца акта приема-передачи трудовых книжек нет. Компании могут каждый раз составлять акт в произвольном виде либо разработать постоянный шаблон документа. Но в этом случае документ необходимо утвердить в учетной политике организации.
Независимо от того, на каком варианте остановится предприятие, акт обязательно должен включать:
- сведения об организации;
- информацию о самих трудовых книжках, вкладышах в них;
- данные о работниках, чьи книжки передают.
Бланк акта о приеме-передаче может включать в себя один лист или же несколько – если документов большое количество. Все листы следует скрепить суровой нитью, затем на последней внешней странице рядом с крепежом поставить печать и написать количество листов, дату оформления акта и удостоверить эти сведения нужными подписями.
При заполнении акта приема-передачи трудовых книжек важно стремиться не допускать ошибок и помарок, поскольку внесение в него недостоверных или даже ложных сведений может обернуться неприятными последствиями для ответственных сотрудников. Если же ошибок избежать не удалось, их следует аккуратно подкорректировать и заверить надписью «исправленному верить». Не надо забывать о том, что в случае необходимости, документ может послужить доказательством при решении разногласий через судебную инстанцию.
к содержанию ↑Как оформлять акт приема-передачи трудовых книжек
Акт о приеме-передаче трудовых книжек можно писать как на простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации. Последний вариант наиболее приемлемый, поскольку в этом случае в него сразу внесены реквизиты предприятия. Оформлять документ можно как в рукописном виде, так и в печатном – никакой разницы здесь нет.
Важно соблюсти одно непреложное условие: акт должен содержать «живые» резолюции всех членов комиссии или участвующих в передаче-приеме трудовых книжек лиц, а также утверждающую подпись директора.
Составляется акт в единственном экземпляре, который после оформления надлежащим образом и окончательного завершения приема-передачи документов передается на хранение в архив компании согласно п. 1 ст. 29 ФЗ № 402 в течение 5 лет.
К помещению, в котором будут складировать документы, предъявляют особые требования, равно как и к методу архивации всей первичной документации.
к содержанию ↑Образец составления акта приема-передачи трудовых книжек
Составить и заполнить акт приема-передачи трудовых книжек достаточно легко. В нашем примере будет передано 28 книжек, однако для наглядности мы укажем только три. Итак, приступим:
- Вверху по центру необходимо написать краткое название компании, в нашем случае ООО «Альфа».
- На строку ниже в верхней правой части пишем, что документ утвердил директор соответствующим словом, далее его Ф.И.О., подпись и дату. Чтобы документ выглядел аккуратнее, рекомендуем писать по правой стороне построчно:
- 1 строка ─ «Утверждаю»;
- 2 строка ─ Ф.И.О. руководителя;
- 3 строка ─ подпись;
- 4 строка ─ дата составления акта.
- По центру следующей строки нужно написать полное название документа.
- В следующей строчке по левому краю дату формирования акта, в этой же строке по правой стороне ─ номер документа.
- Теперь в главном блоке начальник отдела кадров фиксирует факт передачи трудовых книжек инспектору кадрового отдела. Затем перечисляет сотрудников, которым принадлежали документы. Причем обязательно нужно указать номера книжек. После перечня подводят итог по количеству переданных документов с примечаниями, если таковые есть. В нашем случае из 28-и наличествует одна невостребованная и 4 вкладыша.
- Следующая часть ─ заключительная. По левой стороне указывает свои Ф.И.О., расписывается и ставит расшифровку тот, кто передал документы, а по правой стороне ту же информацию вносит принимающая сторона.
Штамп предприятия ставить необязательно, хотя если печать и будет, то законодательные нормы не будут нарушены.
к содержанию ↑Загрузка документа
«Акт приема-передачи трудовых книжек и вкладышей (пример)»
* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!
Договор-образец.ру — это база из более чем 5 тысяч типовых образцов договоров и документов, ежедневное обновление и большое сообщество, объединяющее специалистов в юриспруденции. На сайте собраны самые различные договоры, контракты, соглашения, заявления, акты, бухгалтерские и финансовые документы, анкеты, доверенности и многие другие образцы, которые могут потребоваться в жизни каждого человека. Спасибо за ваше участие.
Пожалуйста, обратите внимение, что представленный образец документа является типовым, в нем отражены существенные условия, но без учета конкретной ситуации.
Если вам нужен индивидуальный документ под вас, то лучше обратиться к квалифицированным специалистам.
Документы, которые также Вас могут заинтересовать:
- Акт приема-передачи товаров и транспортных средств на хранение (приложение к договору хранения на складе временного хранения или ином складе, принадлежащем предприятию (организации, учреждению), материальных ценностей (товаров и транспортных средств) таможенного органа)
- Акт приема-передачи специальных знаков (марок) для избирательных бюллетеней на выборах Президента Российской Федерации
- Акт приема-передачи имущества (выставочного оборудования) (приложение к договору аренды выставочного оборудования)
- Акт приема-передачи имущества (приложение к договору аренды винного шкафа)
- Акт приема-передачи индивидуальных комплектов тестов, индивидуальных контрольных листов тестирования, индивидуальных протоколов тестирования и промежуточного протокола результатов тестирования. Форма N 6
- Акт приема-передачи в аренду нежилого помещения (здания) (приложение к договору аренды недвижимого имущества государственных предприятий Московской области)
- Акт приема-передачи векселя (приложение к договору купли-продажи векселя)
- Акт приема-передачи справочника (реестра зарегистрированных цен на лекарственные средства, используемых для информационного обеспечения мероприятий по дополнительному лекарственному обеспечению)
- Акт приема-передачи документации по жилым домам и прилегающим земельным участкам (приложение к договору мены жилых домов с прилегающими земельными участками)
- Акт приема-передачи товаров, помещенных под таможенный режим отказа в пользу государства и обращенных в федеральную собственность
- Акт приема-передачи документации (приложение к договору мены в многоквартирных домах собственниками квартир)
- Акт приема-передачи в аренду нежилого помещения (здания) (приложение к договору аренды недвижимого имущества, находящегося в муниципальной собственности Чеховского района Московской области)
- Акт приема-передачи пачек документов для централизованной обработки данных
- Акт приема-передачи документов пачки, не подлежащих централизованной обработке данных
- Акт приема-передачи документов, изъятых из архива централизованной обработки данных по запросу
- Договоры
- Все документы
- Агентский договор
- Договор аренды
- Договор аренды жилого помещения
- Договор аренды нежилого помещения
- Договор аренды транспортного средства
- Договор аренды имущества
- Договор аренды земельного участка
- Договор аренды предприятия
- Договор купли-продажи транспортного средства
- Договор купли-продажи имущества
- Договор купли-продажи недвижимости
- Договор купли-продажи земельного участка
- Договор купли-продажи валюты и ценных бумаг
- Договор бытового подряда
- Договор строительного подряда
Акт приёма-передачи трудовых книжек
Акт приёма-передачи трудовых книжек – это документ, подтверждающий фактическую передачу трудовых книжек от одного должностного лица предприятия к другому. Так как организация-работодатель несёт за них ответственность перед работником, вместе с фактической передачей книжек передаётся и ответственность за их сохранность.
Файлы для скачивания:
Когда составляется документ
Работодатель ведёт учёт, находящихся у него трудовых книжек работников, и обязан обеспечивать их сохранность. Для этой деятельность в организации предусмотрена отдельная должность. Обычно этим занимается человек из отдела кадров предприятия.
Лицо несёт за них ответственность.
Передача трудовых книжек должна сопровождаться соответствующими документами. Акт приёма-передачи трудовых книжек подтверждает перемещение документов работников. Акт составляют в следующих случаях:
- в случае реорганизации юридического лица. В таком случае книжки перемещаются от старого юридического лица к новому;
- смена должностного лица не предприятии, несущего ответственность за трудовые книжки;
- перемещение трудовых книжек между подразделениями организации.
Единичные перемещения трудовых книжек не обязаны сопровождаться актом приёма-передачи. Например, при выдаче книжки на руки работнику или же при предоставлении книжки работником работодателю при устройстве на работу. Однако, хоть закон и не обязывает в таких случаях составлять акт приёма-передачи, он тем не менее может быть составлен.
Осторожность в делах с документами никогда не бывает излишней.
к содержанию ↑Процедура передачи трудовых книжек
Процедура передачи в силу своей важности осуществляется в составе комиссии. Члены комиссии выступают в качестве свидетелей и должны своими подписями подтвердить фактическую передачу книжек. Руководитель организации издаёт приказ о назначении специальной комиссии с указанием её председателя.
Лицо, ответственное за книжки до передачи полномочий по их хранению, не должно входить в состав назначенной комиссии. То же самое касается и лица, осуществляющее приёмку книжек. Члены комиссии не должны иметь личной заинтересованности в данном вопросе.
Как правило, председателем комиссии назначается лицо, занимающее более высокую должность относительно других членов комиссии.
Согласно положениям статьи 66 Трудового кодекса РФ получить на руки трудовую книжку сотрудник может только в исключительных случаях. Для отслеживания перемещения документа ведётся специальный журнал. Эта деятельность ложится на плечи ответственного за ведение и учёт трудовых.
к содержанию ↑Форма документа
Документ используется во внутреннем документообороте организации и не имеет обязательной формы. Государственные органы не предлагают даже рекомендованной формы акта, так что организациям придётся составлять его самостоятельно в свободном формате. Предприятиям рекомендуется разработать единую для своей организации форму такого документа.
Это позволит сэкономить время на проведении процедуры передачи, избежать возможных ошибок при составлении акта и сделает документооборот более единообразным. Разработанная на предприятии форма утверждается приказом руководителя организации. При использовании такой формы следует делать об этом отметку в документе.
к содержанию ↑Пошаговая инструкция по составлению акта
Первым делом заполняется шапка документа. Здесь указываем наименование настоящего документа. Следом отмечается полное наименование организации, дата и место (населённый пункт) составления акта.
Не забываем указать приказ руководителя об утверждении формы, если используется разработанная предприятием форма.
Ниже по документу следует его вводная часть. В ней отмечаем следующие моменты:
- Факт назначения руководителем организации комиссии. указываем реквизиты соответствующего приказа;
- Указываем кто входит в состав комиссии, включая председателя. вписываем их ФИО, должность на предприятии;
- Отмечаем причину передачи трудовых книжек к другому ответственному лицу (реорганизация предприятия, увольнение сотрудника, отпуск и т.д.);
- обозначаем лиц, между которыми происходит приём-передача трудовых книжек.
Вводная часть документа должна выглядеть следующим образом:
Приказом директора Дроздова Ю. В. № 4 от 12.04.2024 года назначена комиссия в следующем составе:
Председатель комиссии: главный бухгалтер Дроздова Д. Ю.
Секретарь Тюрина А. С.
Бухгалтер Мокина К. С.
В связи с увольнением из организации начальника отдела кадров Ватова Н. Д. трудовые книжки передаются новому начальнику отдела кадров Колеватову Д. Д.
Перечень передаваемых трудовых книжек:
Далее переходим к составлению основной части документа. Так как акт составляется при передаче большого количества трудовых книжек, для оптимизации пространства и более полного изложения информации эта часть документа выполняется в виде таблицы. Закон не запрещает изложить информацию о передаваемых книжках текстом, но тем не менее будет лучше оформить это в виде таблицы.
Форма таблицы должна включать в себя следующие положения:
- порядковый номер книжки в настоящем перечне;
- ФИО работника, которому принадлежит книжка;
- реквизиты трудовой книжки (указаны на первой странице).
В нижней строке таблицы фиксируем количество передаваемых книжек. При наличии на то необходимости, можно добавить столбец с примечаниями по книжкам, но необязательно. В примечаниях можно указать, например, информацию о том, что книжка не может быть физически передана по тем или иным причинам.
Под таблицей дублируем количество передаваемых книжек текстом. Текстовая форма написания чисел имеет приоритет перед цифровой при возникновении разногласий и споров. Указывая общее число цифрами, можно допустить банальную опечатку.
Продублировав число текстом, мы предотвратим этот момент.
Так должна выглядеть таблица:
Всего было передано-получено три трудовые книжки.
После таблицы следует заключительная часть документа. В ней члены комиссии заверяют акт своими подписями, тем самым подтверждают факт передачи книжек от одного лица к другому. Здесь же передающее и принимающее трудовые книжки лица также оставляют свои автографы, подтверждая передачу.
Новый работник на должности принимает на себя ответственность за сохранность документов сотрудников компании.
- Бланк акта приёма-передачи трудовых книжек
- Образец акта приёма-передачи трудовых книжек
Трудовое законодательство и трудовая книжка
Трудовой кодекс оговаривает обязанность работодателя:
- оформить трудовую книжку на впервые трудоустраивающегося работника;
- вносить в трудовую книжку записи о трудовой деятельности работника, в том числе о работе по совместительству, если время работы у данного работодателя оказывается более пяти дней;
- заменить трудовую книжку в случае утраты или необратимого повреждения;
- выдать трудовую книжку работнику в день его увольнения.
В настоящее время трудовые книжки ведутся только в бумажном виде, однако в 2020 году в обороте появятся и электронные трудовые книжки.
Форма трудовой книжки является унифицированной и утверждена Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225. Этот же нормативный документ определяет порядок ведения, учета и хранения трудовых книжек.
В соответствии с ним на предприятии или в организации распоряжением руководителя должно быть назначено ответственное за ведение трудовой книжки лицо (как правило, работник кадровой службы). Трудовые книжки подлежат строгому учету, поэтому при смене ответственного лица их передача должна быть зафиксирована документально.
к содержанию ↑
В каких случаях составляется акт
Сразу отметим, что передача трудовой книжки работнику также должна фиксироваться документально, однако в этом случае составление акта не требуется. Законом определена обязанность работодателя выдавать работнику трудовую книжку в следующих случаях:
- оформление пенсионного страхования (ст. 62 ТК РФ);
- увольнение.
В остальных случаях работнику по его письменному заявлению выдается заверенная копия книжки.
Поскольку движение трудовых книжек фиксируется в установленном вышеупомянутыми правилами порядке в Журнале учета движения трудовых книжек, отметка о выдаче работнику книжки делается именно там. В момент получения книжки работник проставляет в соответствующей графе дату и подпись, свидетельствующую о том, что книжка им получена. До момента возврата книжки (если книжка взята для оформления пенсии) ответственность за ее хранение несет работник.
к содержанию ↑Мнение экспертаШаповалов Денис ПетровичОформляется актом прием-передача трудовых книжек, как правило, при смене сотрудника предприятия или организации, отвечающего за их хранение, например, при увольнении или уходе в отпуск работника отдела кадров.
Передача трудовых книжек
Составляется акт на основании приказа о смене (назначении) ответственного за их учет и хранение лица. Номер и дата приказа вписываются в акт в качестве основания для его составления.
Непосредственно в день приема-передачи книжек сотрудник, передающий книжки, и сотрудник, принимающий книжки, сверяют их фактическое наличие с количеством и поименным списком сотрудников, а также проверяют полноту внесенных в книжки данных. Если имеются какие-то особенности, например, книжка повреждена, отсутствуют листы, не внесены записи, отметка об этом также делается в акте.
к содержанию ↑После того, как акт составлен, принявший и передавший книжки сотрудники ставят свои подписи. С момента подписания акта ответственность за книжки несет принявший их сотрудник.
Составление акта
Форма акта приема-передачи законом не оговорена и оставлена на усмотрение работодателя. Как правило, в организации существует разработанная форма, которая и заполняется при передаче трудовых книжек и вкладышей к ним.
В общем виде акт приема-передачи книжек выглядит так:
- наверху документа находится «шапка», в которой указывается наименование организации, ее юридический адрес, дата и место составления акта;
- под «шапкой» по центру располагается название документа и его номер;
- ниже начинается текст документа. Он может выглядеть следующим образом: «На основании приказа от 25 марта 2020 года № 456 «О назначении лица, ответственного за ведение, учет и хранение трудовых книжек ООО «Мамонт» начальник отела кадров Скромная А.Т. передает, а ведущий инженер отдела кадров Спесивцева Д.Л. принимает трудовые книжки и вкладыши к ним». Ниже под вводной частью располагается таблица с графами, в которые вносятся сведения о каждой книжке;
- завершают акт подписи и расшифровки подписей составивших его лиц.
Акт хранится в отделе кадров 3 года, после чего уничтожается в установленном в организации порядке.
к содержанию ↑Акт приема-передачи трудовых книжек работников и вкладышей в них
Готовые образцы документов с возможностью редактирования и автозаполнения прямо на сайте
Актуальные формы бланков согласно последним изменениям законодательстваПодсказки и инструкции по заполнению, составленные ведущими экспертамиВозможность отправить формы отчётов в ФНС/ФСС/ПФР/Росстат онлайнАвтоматическое заполнение налоговых деклараций и проверка checkXML перед отправкой
к содержанию ↑Первые 3 дня бесплатно
Вы сразу получите доступ ко всем бланкам. Создавайте и редактируйте любую отчётность.Спасибо за обращение!Мы получили вашу заявку.
Следующая
В ближайшее время наш менеджер свяжется с вами. Удачного дня!
