Новости Ответ на запрос о предоставлении информации: эффективные рекомендации и детали

Государственный язык Российской Федерации (русский язык);

государственный язык республики в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республики;

другие языки народов Российской Федерации в соответствии с законодательством субъекта Российской Федерации.

Содержание запроса

1. Информация об авторе запроса:

2. Информация об адресате запроса (для запросов, составленных в письменной форме, в том числе в виде электронного документа):

наименование органа местного самоуправления либо фамилия и инициалы или должность соответствующего должностного лица

3. Непосредственно запрос информации.

Ответ на запросСодержит запрашиваемую информацию или мотивированный отказ в предоставлении информации.Форма ответаПисьменный ответ.Язык ответа

Государственный язык Российской Федерации (русский язык);

государственный язык республики в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республики;

другие языки народов Российской Федерации в соответствии с законо-дательством субъекта Российской Федерации.

В какие сроки надо подготовить ответ

1. Регистрация запроса:

— в течение трех дней со дня поступления в орган местного самоуправления, если запрос представлен в письменной форме

— в день поступления с указанием даты и времени поступления, если запрос представлен в устной форме

2. Изучение запроса.

Если запрос не относится к деятельности органа местного самоуправления необходимо:

в течение семи дней со дня регистрации запроса сообщить автору запроса о переадресации запроса.

Если запрос не относится к деятельности органа местного самоуправления и орган местного самоуправления не располагает сведениями о наличии запрашиваемой информации в другом государственном органе, органе местного самоуправления, необходимо в течение семи дней со дня регистрации запроса сообщить об этом автору запроса.

При необходимости орган местного самоуправления вправе уточнить содержание запроса.

3. Предоставление ответа на запрос в тридцатидневный срок со дня регистрации запроса

Если предоставление ответа невозможно в тридцатидневный срок, пользователь информацией в течение семи дней со дня регистрации запроса уведомляется об отсрочке ответа
с указанием причины и срока предоставления информации. Срок предоставления ответа на запрос не может превышать пятнадцать дней сверх установленного законом срока ответа на запрос.

Как составить ответ

1. Информация об авторе ответа:

наименование органа местного самоуправления;

почтовый адрес органа местного самоуправления;

должность лица, подписавшего ответ.

2. Реквизиты ответа (регистрационный номер и дата).

3. Запрашиваемая информация (например, в виде приложения к ответу) или мотивированный отказ
в предоставлении информации.

Если запрошена информация, опубликованная в средствах массовой информации либо размещенная в сети «Интернет», в ответе на запрос можно указать название, дату выхода и номера средства массовой информации, в котором опубликована запрашиваемая информация, и (или) электронного адреса официального сайта, на котором размещена запрашиваемая информация.

Если запрошена информация, часть которой относится к информации ограниченного доступа, а остальная информация является общедоступной, орган местного самоуправления обязан предоставить запрашиваемую информацию, за исключением информации ограниченного доступа.

Объем бесплатно предоставляемой информации

Предоставление информации на бумажном носителе: A4 – 20 страниц, А3 – 10 страниц, А2 – 5 страниц, превышает А2 – 1 страница.

Предоставление информации в электронном виде: 1 МБ.

Если информация направляется пользователю информацией по почте и объем запрашиваемых документов и (или) материалов на бумажном носителе меньше или равен вышеуказанному объему, финансовое обеспечение расходов, связанных с пересылкой по почте копий указанных документов и (или) материалов, осуществляется в пределах бюджетных ассигнований.

Способы предоставления информации

1. Направление информации на бумажном носителе по почте.

2. Непосредственно в органе местного самоуправления.

По желанию пользователя информацией запрашиваемая информация на бумажном носителе или в виде информации, записанной на компьютерное накопительное устройство (компьютерный жесткий диск, USB-накопитель, дисковый массив), может быть передана пользователю информацией непосредственно в органе местного самоуправления в установленном указанными органами порядке.

3. Направление информации в электронном виде по электронной почте.

Если объем запрашиваемой в электронном виде информации не превышает вышеуказанный объем и адрес электронной почты пользователя информацией указан в запросе, информация направляется пользователю информацией на указанный адрес электронной почты на бесплатной основе.

4. Запись информации на компьютерное накопительное устройство, предоставленное пользователем информацией.

Если информация, записанная на накопительное устройство, направляется пользователю информацией по почте, пользователь информацией оплачивает в полном объеме расходы, связанные с пересылкой компьютерного накопительного устройства по почте и рассчитанные в соответствии с тарифами на оказание универсальных услуг связи, действующими на дату регистрации в органе местного самоуправления запроса, если иное не определено договором между оператором почтовой связи и пользователем услуг почтовой связи.

5. Запись информации на компьютерное накопительное устройство, предоставленное органом местного самоуправления за плату.

В каких случаях в ответе на запрос следует отказать

Содержание запроса не позволяет установить запрашиваемую информацию о деятельности органов местного самоуправления;

запрашиваемая информация не относится к деятельности органа местного самоуправления, в которые поступил запрос;

запрашиваемая информация относится к информации ограниченного доступа;

запрашиваемая информация ранее предоставлялась пользователю информацией;

в запросе ставится вопрос о правовой оценке актов, принятых органом местного самоуправления, проведении анализа деятельности органа местного самоуправления либо подведомственных организаций или проведении иной аналитической работы, непосредственно не связанной с защитой прав направившего запрос пользователя информацией.

Наталья ЗДОРОВА
заместитель начальника отдела образовательных программ
и организационного развития ИГМУ

к содержанию ↑

Эффективный ответ на требование налоговой: Искусство обоснования

В современной бизнес-среде встреча с требованиями налоговых органов становится неизбежной частью предпринимательской деятельности. Как реагировать на эти требования таким образом, чтобы защитить свои интересы и поддерживать законное положение? В нашей статье мы разберем часто встречающиеся вопросы со стороны налоговых органов, расскажем о формах поступления требований и предоставим подробную инструкцию по составлению обоснованных ответов.

Мы осветим ситуации, когда требование на первый взгляд кажется несправедливым, и предложим рекомендации по правильному оформлению ответа на требование налоговой, включая образец структуры и важные аспекты обоснования. Готовьтесь к тому, чтобы эффективно защитить свои интересы и уверенно реагировать на запросы налоговых органов.

Получив требование налоговой о предоставлении пояснений, предприниматель оказывается в ситуации, требующей внимательного и профессионального подхода. Часто эти запросы приходят после подачи всех необходимых отчетов и деклараций, и даже самая незначительная ошибка в документах может послужить поводом для детального анализа со стороны налоговых органов.

Наиболее распространенные вопросы могут касаться:

1. НДС, предназначенного к возмещению:

1. Несоответствие сведений о налогооблагаемых базах:

— Противоречия в данных, представленных в декларациях по налогу на прибыль и НДС, могут быть основанием для запроса на дополнительные объяснения.

1. Расхождения данных у контрагентов:

— Если данные о налогооблагаемых операциях с контрагентами не совпадают, это также может привести к запросу на пояснения.

Часто вопросы возникают при проверке начисления налога на прибыль, подаче уточненных деклараций или расчетов, в которых исправленная сумма налога к уплате отличается от первоначальной. Однако в некоторых случаях налоговые органы могут пригласить налогоплательщика на личное собеседование в соответствии с законодательством.

Когда налоговая организация запрашивает пояснения у налогоплательщика, она делает это в форме требования, созданного на специальном бланке унифицированного формата. С начала 2022 года, в основном, такие запросы налоговых органов направляются в электронном виде через личный кабинет на официальном веб-ресурсе или по электронной почте. Однако, в случае необходимости, налоговая инспекция сохраняет право отправить требование стандартной почтой.

При этом налогоплательщик обязан уведомить органы официально о получении документа.

Согласно пункту 6 статьи 88 Налогового кодекса РФ, пояснения к декларации по НДС необходимо предоставлять исключительно в электронной форме через Технологический контрольный срок (ТКС). Это требование обеспечивает эффективность и стандартизацию процесса обмена информацией между налогоплательщиком и налоговыми органами.

Первым шагом является тщательная проверка переданных в налоговую документов с теми данными, которые имеются у налогоплательщика. При проверке декларации по НДС особое внимание уделяется суммам и их соответствию с данными всех входящих и исходящих счетов-фактур. Реквизиты, такие как даты, номера счетов-фактур, ИНН, КПП, адреса и другие, также должны быть проверены.

В случае возникновения вопросов по декларации УСН или налогу на прибыль, следует проанализировать все суммы расходов и доходов, учтенных для расчетов. Аналогичный алгоритм применяется к другим видам документов, вызвавшим вопросы у налоговой инспекции.

Если найдена ошибка, необходимо предоставить в налоговую уточненную отчетность с исправленными данными. Однако, если ошибка касается исключительно сумм, уточненная отчетность может быть достаточной. В случае, если ошибка касается других аспектов, достаточно предоставить необходимые пояснения.

Хотя закон не требует предоставления пояснений в письменной форме, рекомендуется составить письменный ответ для избежания возможных недопониманий и будущих разногласий.

Несправедливое требование: как поступить?

В некоторых ситуациях налоговая инспекция может отправить требование на предоставление пояснений, не имея действительных оснований, так как в отчетности не было допущено ошибок. В таких случаях игнорировать письма от налоговой не рекомендуется. Вместо этого, налогоплательщику следует отправить вежливый ответ, который подчеркнет безосновательность требования.

Специалисты советуют в письме указать, что ошибок, противоречий и несоответствий в декларации не обнаружено, и, следовательно, нет оснований для подачи корректировочных документов. При этом важно объяснить причину любых расхождений, дав аргументы, почему они не являются ошибками. Для подтверждения своей позиции можно приложить выписки из регистров или другие соответствующие документы.

При составлении ответа следует помнить, что для налоговой важен не только контент письма, но и сам факт ответа на требование.

Ответ на требование налоговой о предоставлении пояснений можно оформить как на бумаге, написав его вручную, так и в электронной форме, напечатав на компьютере. При отправке ответа по обычной почте рекомендуется использовать заказное письмо с уведомлением о вручении, чтобы избежать потери письма.

Если ответ предоставляется в электронном виде, необходимо наличие у организации электронной цифровой подписи. К ответу могут быть приложены дополнительные документы, которые следует указать в содержании ответа и приложить опись вложения.

Важно придерживаться установленных сроков ответа, который, согласно законодательству, составляет 5 дней с момента получения требования. При отправке ответа по почте в последний день, ответ следует отправить заказным письмом, чтобы избежать штрафов.

Важно отметить, что ответ должен быть максимально корректным и стандартным с точки зрения оформления подобных документов. В случае использования электронного формата, подпись главного бухгалтера и руководителя компании также могут быть внесены в электронной цифровой форме. Ответ должен быть отправлен в срок, установленный законодательством, и содержать достоверную информацию, чтобы избежать возможных санкций.

Когда налоговая инспекция требует предоставить пояснения, необходимо ответить письменно и фиксировать, что ответ был передан в налоговую, используя, например, квитанцию оператора электронного документооборота или подпись и штамп инспектора. Подтверждающие документы могут быть приложены, но это не обязательно.

Если требование поступило в рамках камеральной проверки декларации по НДС, ответ следует предоставить в электронном формате с использованием утвержденного ФНС формата. В остальных случаях ответ можно составить в свободной форме и передать в инспекцию лично, по почте или электронно. Это также относится к требованию предоставить документы.

Согласно законодательству:

п. 3 ст. 88 НК РФ Когда ИФНС запрашивает документы, налогоплательщик должен предоставить копии, заверенные самим налогоплательщиком.

п. 2 ст. 93 НК РФ На каждой копии должно быть написано «копия верна», дата, должность, подпись и расшифровка подписи того, кто имеет право заверять документы.

Документы следует передавать по описи, чтобы иметь документальное доказательство выполнения обязанности. Если передаете лично, сотрудник инспекции должен расписаться. Если почтой, опись подписывает оператор почтовой связи.

Если электронно, оператор ЭДО формирует электронную квитанцию.

Через ЭДО можно отправить электронные документы, подписанные электронной подписью, или сканы бумажных документов, заверенные ЭП.

Пояснение в налоговую по убыткам

Когда налоговая обращает внимание на убытки за два и более года, ответ на запрос о причинах убытков может быть представлен в виде письменного пояснения в налоговую. Например, если организация недавно зарегистрирована и еще не имеет множества клиентов, расходы на аренду помещения и персонал могут значительно превышать доходы. В пояснениях подчеркните, что все расходы экономически обоснованы и подтверждены документально.

Можете использовать таблицу с основными видами расходов и их суммами за год по категориям. Приведен ниже образец пояснительной записки по убыткам.

Образец пояснительной записки в налоговую по убыткам:

к содержанию ↑

Ответ на запрос о предоставлении информации: эффективные рекомендации и детали

Государственный язык Российской Федерации (русский язык);

государственный язык республики в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республики;

другие языки народов Российской Федерации в соответствии с законодательством субъекта Российской Федерации.

Содержание запроса

1. Информация об авторе запроса:

2. Информация об адресате запроса (для запросов, составленных в письменной форме, в том числе в виде электронного документа):

наименование органа местного самоуправления либо фамилия и инициалы или должность соответствующего должностного лица

3. Непосредственно запрос информации.

Ответ на запросСодержит запрашиваемую информацию или мотивированный отказ в предоставлении информации.Форма ответаПисьменный ответ.Язык ответа

Государственный язык Российской Федерации (русский язык);

государственный язык республики в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республики;

другие языки народов Российской Федерации в соответствии с законо-дательством субъекта Российской Федерации.

В какие сроки надо подготовить ответ

1. Регистрация запроса:

— в течение трех дней со дня поступления в орган местного самоуправления, если запрос представлен в письменной форме

— в день поступления с указанием даты и времени поступления, если запрос представлен в устной форме

2. Изучение запроса.

Если запрос не относится к деятельности органа местного самоуправления необходимо:

в течение семи дней со дня регистрации запроса сообщить автору запроса о переадресации запроса.

Если запрос не относится к деятельности органа местного самоуправления и орган местного самоуправления не располагает сведениями о наличии запрашиваемой информации в другом государственном органе, органе местного самоуправления, необходимо в течение семи дней со дня регистрации запроса сообщить об этом автору запроса.

При необходимости орган местного самоуправления вправе уточнить содержание запроса.

3. Предоставление ответа на запрос в тридцатидневный срок со дня регистрации запроса

Если предоставление ответа невозможно в тридцатидневный срок, пользователь информацией в течение семи дней со дня регистрации запроса уведомляется об отсрочке ответа
с указанием причины и срока предоставления информации. Срок предоставления ответа на запрос не может превышать пятнадцать дней сверх установленного законом срока ответа на запрос.

Как составить ответ

1. Информация об авторе ответа:

наименование органа местного самоуправления;

почтовый адрес органа местного самоуправления;

должность лица, подписавшего ответ.

2. Реквизиты ответа (регистрационный номер и дата).

3. Запрашиваемая информация (например, в виде приложения к ответу) или мотивированный отказ
в предоставлении информации.

Если запрошена информация, опубликованная в средствах массовой информации либо размещенная в сети «Интернет», в ответе на запрос можно указать название, дату выхода и номера средства массовой информации, в котором опубликована запрашиваемая информация, и (или) электронного адреса официального сайта, на котором размещена запрашиваемая информация.

Если запрошена информация, часть которой относится к информации ограниченного доступа, а остальная информация является общедоступной, орган местного самоуправления обязан предоставить запрашиваемую информацию, за исключением информации ограниченного доступа.

Объем бесплатно предоставляемой информации

Предоставление информации на бумажном носителе: A4 – 20 страниц, А3 – 10 страниц, А2 – 5 страниц, превышает А2 – 1 страница.

Предоставление информации в электронном виде: 1 МБ.

Если информация направляется пользователю информацией по почте и объем запрашиваемых документов и (или) материалов на бумажном носителе меньше или равен вышеуказанному объему, финансовое обеспечение расходов, связанных с пересылкой по почте копий указанных документов и (или) материалов, осуществляется в пределах бюджетных ассигнований.

Способы предоставления информации

1. Направление информации на бумажном носителе по почте.

2. Непосредственно в органе местного самоуправления.

По желанию пользователя информацией запрашиваемая информация на бумажном носителе или в виде информации, записанной на компьютерное накопительное устройство (компьютерный жесткий диск, USB-накопитель, дисковый массив), может быть передана пользователю информацией непосредственно в органе местного самоуправления в установленном указанными органами порядке.

3. Направление информации в электронном виде по электронной почте.

Если объем запрашиваемой в электронном виде информации не превышает вышеуказанный объем и адрес электронной почты пользователя информацией указан в запросе, информация направляется пользователю информацией на указанный адрес электронной почты на бесплатной основе.

4. Запись информации на компьютерное накопительное устройство, предоставленное пользователем информацией.

Если информация, записанная на накопительное устройство, направляется пользователю информацией по почте, пользователь информацией оплачивает в полном объеме расходы, связанные с пересылкой компьютерного накопительного устройства по почте и рассчитанные в соответствии с тарифами на оказание универсальных услуг связи, действующими на дату регистрации в органе местного самоуправления запроса, если иное не определено договором между оператором почтовой связи и пользователем услуг почтовой связи.

5. Запись информации на компьютерное накопительное устройство, предоставленное органом местного самоуправления за плату.

В каких случаях в ответе на запрос следует отказать

Содержание запроса не позволяет установить запрашиваемую информацию о деятельности органов местного самоуправления;

запрашиваемая информация не относится к деятельности органа местного самоуправления, в которые поступил запрос;

запрашиваемая информация относится к информации ограниченного доступа;

запрашиваемая информация ранее предоставлялась пользователю информацией;

в запросе ставится вопрос о правовой оценке актов, принятых органом местного самоуправления, проведении анализа деятельности органа местного самоуправления либо подведомственных организаций или проведении иной аналитической работы, непосредственно не связанной с защитой прав направившего запрос пользователя информацией.

Наталья ЗДОРОВА
заместитель начальника отдела образовательных программ
и организационного развития ИГМУ

к содержанию ↑

Интерпеллянт

Запрос, в юриспруденции именуемый интерпелляцией, может быть направлен в различные структуры с требованием предоставить информацию по тому или иному вопросу.

Так, в силу закона, правом истребования сведений от любой государственной либо частной структуры обладают:

1. судебные инстанции в рамках конкретного рассматриваемого дела;
2. судебные приставы в рамках исполнительного производства;
3. органы прокуратуры в рамках расследуемых уголовных дел, материалов и заявлений граждан, а также в рамках контрольных мероприятий при осуществлении общего надзора;
4. налоговые органы, в рамках проверки соблюдения налогового законодательства;
5. органы полиции в рамках расследуемых уголовных дел и заявлений граждан;
6. адвокаты в рамках контракта об оказании услуг;
7. органы Министерства обороны в рамках обеспечения обороноспособности страны.

В силу прав, предоставленных договором, истребовать информацию в рамках конкретного правоотношения могут контрагенты. Так, стороны договора могут обмениваться письмами относительно:

• возможностей поставок;
• уточнения банковских реквизитов контрагента;
• распорядка работы и т.д.

К предприятиям и организациям, приглашающим контрагентов на основании публичной оферты, могут обращаться с запросами о предоставлении информации любые лица, поскольку публичная оферта подразумевает свободное присоединение к предложению. Так, в силу публичной оферты может быть истребована следующая информация:

• о стоимости товара или услуг;
• о графике работы;
• о качестве и комплектации товара;
• об имеющихся вакансиях;
• о туристических направлениях и т.д.

Таким образом, при поступлении запроса первое, что следует сделать – это определить право интерпеллянта на получение информации. Нужно помнить, что вне зависимости от того, является ли интерпеллянт органом, полномочным истребовать информацию, запрос должен быть обоснован. Так:

• суды обязаны в запросе указывать, по какому конкретному делу истребуется информация. Например, «В суде Октябрьского района города Омска рассматривается уголовное дело по обвинению Иванова И.И. в совершении преступления, предусмотренного ст. хх УК РФ. В связи с рассматриваемым делом появилась необходимость в установлении факта работы Иванова И.И., 1988 года рождения, на вашем предприятии в период с 2019 по 2021 гг. в должности охранника»;
• органы следствия в запросе указывают номер уголовного дела или номер материала;
• органы прокуратуры, проводящие проверку в порядке общего надзора, должны сообщить о плановости проверки или о том, что проверка осуществляется на основании заявления гражданина или юридического лица;
• налоговые органы в качестве оснований запроса могут указывать осуществляемый контроль в отношении конкретного лица.

Немотивированный запрос, особенно в отношении личных и персональных данных, не может быть исполнен.

Поэтому не стесняйтесь при необходимости вступать в переписку с интерпеллянтом и:

• просить об уточнении требования;
• просить о том, чтобы запрос был подписан должностным лицом;
• просить о направлении нового запроса с правильными реквизитами или с печатью запрашивающего органа и т.д.

к содержанию ↑

Отрицательный ответ

Существует три варианта мотивировки отрицательного ответа на запрос:

• интерпеллянт не вправе запрашивать информацию;
• интерпеллянт вправе направлять запросы, но запрос не мотивирован, не подписан, не имеет всех необходимых реквизитов или составлен в ненадлежащей форме;
• информация не может быть предоставлена по причине ее отсутствия по любым причинам.

В любом случае причина отказа в предоставлении информации должна быть изложена в ответе на запрос.

к содержанию ↑

Исполнение запроса

Требуемая информация может содержаться как в письменном ответе, так и в приложении к ответу копий документов.

В случае если к ответу прилагаются документы, то сам ответ на запрос будет в большей степени играть роль сопроводительного письма. Например, «на ваш запрос №123 от 11.11.2021 года направляем вам медицинскую карту Васильковой А.А.».

Оформление

1. наименование (ФИО) и адрес интерпеллянта;
2. собственно текст ответа. Например, «На ваш запрос №2-1224/21 от 12.05.2021 года направляем копию трудового договора №123 от 16.03.2018 года, заключенный между ООО «Квадроциклы Сибири» и Харитошкиным А.М.» или «На ваш запрос №2-1224/21 от 12.05.2021 года сообщаем вам, что Максимов Ю.Г., 1982 года рождения, никогда не работал в ООО «Дальневосточный мопед»;
3. дата и подпись должностного лица. Желательно, чтобы в ответе была указана фамилия и контактные данные исполнителя. Возможно, интерпеллянту потребуются некоторые уточнения.

Если ответ на запрос является отрицательным по причине отсутствия у интерпеллянта права на истребование информации или по причине неверного оформления запроса, то необходимо уточнить причину отказа. Например, «Ваш запрос не может быть исполнен, поскольку не содержит всех необходимых реквизитов, а именно не проставлены дата и исходящий номер запроса, отсутствует подпись судьи».

к содержанию ↑

Как отправить

Способ отправки зависит от важности и конфиденциальности истребуемой информации.

Оригиналы документов желательно отправлять либо через курьера, либо ценным письмом или бандеролью с обратным уведомлением о вручении.

Информация, истребуемая в силу публичной оферты или не являющаяся важной или конфиденциальной, может быть отправлена любым способом, в том числе и посредством электронной почты.

Как ответить на запрос о предоставлении информации

В каких случаях обязательно отвечать на запрос

Необходимо уточнить, на каком основании направляется запрос. Большинство государственных структур способны требовать данные, связанные с работой частной компании и деятельностью бюджетной организации. Например:

• суды и приставы в рамках дела или производства по нему;
• прокуратура и полиция в рамках конкретного уголовного дела или полученного заявления;
• налоговая в рамках проверки налоговых отчислений;
• адвокаты в рамках отдельных оказываемых услуг;
• Министерство обороны в рамках обеспечения обороноспособности страны.

Кроме того, данные необходимо предоставлять контрагентам, если это необходимо исходя из заключенного между сторонами договора. Например, о порядке поставки товаров, наличии груза на складе и так далее. Еще такие письма направляют лица, связанные по договору оферты.

Например, уточнение цены товара в онлайн-магазине, вопрос о наличии свободных вакансий, о графике работы торговой точки.

Также отказывают в подаче информации при отсутствии на запросе необходимых подписей и печатей, наличии ошибок в реквизитах и других подобных ситуациях.

к содержанию ↑

В какие сроки надо подготовить ответ

Для частных компаний строгих правил касательно сроков ответа не существует. Рекомендуется ориентироваться на следующие особенности:

1. Если запрос поступил от государственной структуры, в нем обычно указывается требование предоставить ответ в течение определенного количества дней. Не стоит пренебрегать этим требованием.
2. Если требование поступило от контрагента и в договоре между сторонами сказано, что при такой ситуации ответ необходимо предоставить в течение конкретного срока, на этот период и стоит ориентироваться.
3. Во всех остальных ситуациях рекомендуется давать ответ в течение 7 дней или любого разумного срока.

ВАЖНО!

«Разумность» срока определяется исключительно получателем, но ее необходимо связывать с поиском необходимой информации. Например, если письмо касается данных, которые есть в быстром доступе, рекомендуется ответить немедленно. В том же случае, когда приходится поднимать архивные данные за последние три года, понятно, что срок значительно увеличивается.

к содержанию ↑

Как составить ответ

При составлении ответа следует руководствоваться стандартными правилами деловой переписки. Строгой формы, утвержденной законодательно, не существует, но в документе указываются следующие данные:

• данные получателя письма (название и адрес компании, которая отвечает на бумагу);
• текст ответа. Обычно он начинается с упоминания запроса;
• дата и подпись должностного лица. Обычно ставится печать компании. Рекомендуется добавить контактные данные составителя ответа, чтобы его получатель смог уточнить данные, если это потребуется.

При отказе форма примерно такая же, но текст меняется на противоположный. Там указывается, по какой причине данные невозможно предоставить.

Стандартный бланк такого документа выглядит так:

_____ года № _________

О предоставлении информации

В ответ на ваш запрос о предоставлении информации от _________ года № _

Директор ___________________________________________ И.О. Фамилия

к содержанию ↑

Образец положительного ответа:

Образец ответа с отказом дать информацию

Подходящий для использования образец, как правильно отвечать на запросы, составленные неверно:

Запрос о предоставлении информации: как правильно дать ответ! Образец письма

В связи с этим необходимо знать порядок и правила составления такого рода документов.

Сегодня мы также расскажем, как отвечать на письмо в случае положительного и отрицательного ответа.

Скрыть содержание

Следует отметить, что запросы поступающие в организацию, могут носить самый разнообразный характер. Это может быть письмо из государственного органа, с налоговой инспекции, от покупателей, деловых партнеров, поставщиков и т. д.

От перечня запрашиваемых документов и объема информации зависит срок ответа на запрос.

Ответ на запрос информации обычно имеет единое содержание, включающее следующие пункты:

• «Шапку» документа.
• ФИО и должность представителя организации, направившей ранее запрос.
• Регистрационные данные, а также тему письма.
• Обращение к представителю адресата документа.
• «Тело» ответа (подробно данный пункт будет описан ниже).
• Приложения (при наличии).
• ФИО, должность и подпись, лица возглавляющего организацию, выступающую отправителем письма.
• ФИО и контактный номер исполнителя документа.

к содержанию ↑

Универсальные фразы

Составляя письмо – ответ на запрос о предоставлении информации, приходится использовать различные обороты деловой речи.

Так, всё многообразие универсальных фраз, используемых при написании письма-ответа, можно условно разделить на следующие категории:

1. Обращение:«Уважаемый (-ая)…..». Иногда возникает вопрос, какую формулировку обращения выбрать – «Уважаемый господин Иванов» или «Уважаемый Анатолий Степанович». Ответ на данный вопрос следующий: если отношения с партнером только налаживаются, то рекомендуется использовать первый вариант. Если же организация, отправляющая письмо, активно сотрудничает с адресатом, то тогда можно выбрать второй вариант.
2. Вступительные фразы:
   • «В ответ на Ваш запрос информации…».
   • «В отношении нашего телефонного разговора…».
   • «В связи с …».
   • «В ответ на Ваш запрос от …..№…..» и др.
3. Ответ на вопрос:
   • «К сожалению, вынуждены Вам сообщить….».
   • «Пишу, чтобы сообщить Вам о….».
   • «С радостью сообщаю Вам…..».
   • «Отвечая на Ваш вопрос….» и т.д.
4. Заключительные фразы:
   • «Надеюсь, эта информация будет Вам полезна».
   • «За дополнительной информацией обращайтесь в….».
   • «Был рад Вам помочь».
5. Прощание:
   • «С уважением».
   • «С наилучшими пожеланиями».

к содержанию ↑

Как ответить на запрошенные данные?

Следует отметить, что письмо-ответ на запрос информации можно поделить на две большие группы:

• Положительный.
• Отрицательный.

Каждая из этих групп писем имеет свои особенности составления.

В случае положительного результата

Положительный ответ строится следующим образом:

1. вначале необходимо кратко повторить содержание запроса, сделав ссылку на его дату и номер;
2. далее следует предоставить информацию, которая запрашивалась адресатом письма.

При отказе

Отрицательный ответ должен содержать следующее:

1. ссылку на тему запроса, направленного ранее, а также его номер и дату;
2. причину отказа в предоставлении информации;
3. констатацию отказа.

Составляя отрицательный ответ на запрос, весьма важно дать вежливый и деликатный отказ в предоставлении тех или иных данных.

Пошаговая инструкция по составлению документа

Инструкция по составлению письма-ответа на запрос имеет следующий вид:

Начинать следует с «шапки» документа, указав в ней полное наименование своей организации, адрес, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, адрес, телефон и факс.

Справка. Составлять ответ можно уже на готовом фирменном бланке организации. Как правило, он уже содержит все необходимые реквизиты.

• Скачать бланк ответа на запрос о предоставлении информации
• Скачать образец ответа на запрос о предоставлении информации

Следующая

РазноеНовости Можно ли арестовать залоговое имущество: правовой анализ и советы