Новости Сшивание документов нитками: Надежный и долговечный способ хранения документов
«ВНИМАНИЕ. В связи с заменой оборудования, сегодня (04.10.2022 г.) у нас не работают телефоны до 14:00 (МСК). Просьба обращаться по электронной почте. Приносим извинения за неудобство.»
Главная / Путеводитель кадровика / Как правильно подшивать документы
Как правильно подшивать документы
05 октября 2021
Следующий этап – составление листа-заверителя.
В Листе-заверителе, который подшивается в окончании каждого тома, в обязательном порядке прописываются вся важная информация.
· Номера, пропущенные в процессе нумерации
· Брошюры, каталоги, чертежи большого формата, находящихся в деле
· Неформатные листы (формат А3 и т.д.)
Помимо этого, вам потребуется так называемая «цыганская игла» и прочная прошивочная нить (лучше всего использовать «банковский шпагат», или лавсановую ленту).
К цвету ниток особых требований нет но, как правило, цвет применяется белый, или бежевый.
Перед прошивкой, еще раз проверяем правильность расположения листов дела, (не забываем, что шов всегда располагается слева):
Подшивка всего пакета производится к специальному внутреннему гребешку. Как правило, в стандартной папке, купленной в специализированном магазине, или у производителя, во внутренних гребешках имеются четыре готовых отверстия на стандартном расстоянии.
После прошивки дела, кончики ниток приклеиваются к последнему листу дела специальной биркой с заверяющей подписью
Пример заполненной бирки с заверяющей подписью
Данная бирка несет функцию пломбы, которая надежно «опечатывает» сформированное и подшитое дело. После установки бирки с заверяющей подписью, из дела запрещено удалять и добавлять листы.
Схема направления прошивки дела (варианты)
Подбор длины нити для прошивки, каждый выбирает для себя самостоятельно. Обычно, для прошивки тома из 250 листов используется нить длинной до 1 метра.
После того, как концы нити выведены к задней обложке, требуется зафиксировать нить простым узлом. Не нужно завязывать узел слишком сильно. Достаточно часто, документы требуются для работы.
Порой нужно сделать ксерокопию, крепко сшитое дело не позволит ровно распрямить документ. Поэтому, легко завязанный узел расслабляют, распрямляют документ, делают ксерокопию и формируют дело снова.
Естественно, бирка за заверяющей подписью, приклеивается новая.
Организации с большим документооборотом и собственным архивным подразделением, могут позволить себе купить брошюровочно-переплетный станок. Замечательное приспособление. Некоторые модели могут сделать отверстие в 800 листах, одновременно продвигая в отверстие нить.
Верхняя строчка «Наименование государственного (муниципального) архива остается незаполненной. Данный реквизит заполняют работники государственного архива самостоятельно.
· Полное наименование организации (структурное подразделение);
· Индекс тома дела принятый в организации; Допускается добавление уточняющей информации (например, когда структурное подразделение состоит из множества мелких отделов);
· Дата начала дела, дата окончания дела. Как правило, дата начала – первый документ, дата окончания – дата последнего документа подшитого в дело. Дата записывается в формате «день – месяц – год», при этом, месяц пишется прописью;
· Количество листов (должно совпадать с количеством листов указанных в листе-заверителе).
В нижнем левом углу, приклеивается бирка, где указывается Архивный шрифт дела:
· Номер фонда (номер фонда присваивается только при передаче дела в государственный архив);
На корешке дела клеится бирка, где дублируется вся информация с обложки.
Не забываем, что главная цель прошивки документов – обеспечить сохранность исполненной документации организации. После того, как дело оформлено надлежащим образом и надежно прошито нитками, сделать подлог документа становится практически невозможно.
Что делать, если ответственное лицо забыл подшить некоторые документы?
Такая ситуация может сложиться не только при невнимательности работника. Достаточно часто, документы отсутствуют по объективным причинам. Самый банальный пример – документы от поставщика поступили только через год.
В данном случае, выхода всего два:
· Переформировать готовое дело.
· Подшить документы в другой том, с указанием местонахождения первоначального пакета документов.
В том случае, если обложка заполняется от руки, нужно знать, что реквизиты обложки заполняются черной шариковой ручкой. Запрещено использовать ручки других цветов, гелиевые ручки и фломастеры.
Дополнительные приспособления.
Сформированное указанным способом дело, можно смело отправлять в архив, но в арсенале опытных делопроизводителей и архивариусов имеются дополнительные приспособления.
Архивный короб прекрасно подойдет организациям с небольшим документооборотом, и у которых незначительно количество дел постоянного хранения.
Подшитые дела в простую мягкую обложку прекрасно сохраняться весь положенный срок хранения.
В архивных коробах можно хранить сразу несколько дел в твердом переплете.
к содержанию ↑Прошивка документов. Технология архивного переплета
В процессе деятельности в каждой организации образуется огромное количество бумажных документов, которые постепенно перенаправляются в архив на хранение. Для отправки на архивное хранение документацию нужно разделить на группы, систематизировать и прошить, что облегчит сохранение порядка в архиве и поиск нужного дела.
Зачем сшивать документы
- Сгруппированные и сшитые дела более компактные, что позволяет рационально использовать полезную площадь.
- Переплетенная документация в обложке лучше защищена от механических воздействий.
- Такими документами удобнее пользоваться.
- В пронумерованных и сшитых делах сложно заменить отдельные листы, что повышает уровень защиты от мошенников и упрощает процедуру проверки контролирующими службами.
- Повышает уровень доверия партнеров.
Не подлежит подшивке документация, которая может быть затребована для проверки государственными или надзорными органами, организациями – партнерами.
Требования к документам для переплета
Сшивке подлежат листы, у которых с левой стороны имеется свободное поле шириной не менее 20 мм. Иначе после переплета текст на страницах дела может быть не читаемый, а такой документ не принимается сотрудниками архива на хранение.
Как происходит сшивка документов: этапы
Выбор обложки для дела
Для сшивки листов формата А4 существуют стандартные папки 229х324 мм. Если документы подлежат длительному хранению, то выбирается обложка из картона наиболее доступной толщины. Для сдачи в государственный архив дела должны быть переплетены в папку из специального консервирующего (бескислотного, антикоррозийного) картона.
Подготовка материалов
Листы освобождаются от скрепок и складываются в стопку. Стандартно в архив сдаются документы на листах А4. Если в бумажной массе имеются листы большего размера, то такие материалы нужно сложить, оставив свободное поле с левой стороны.
Листы складываются в хронологической или смысловой последовательности. Первый лист в папке – опись документов, из которых состоит дело. Затем стопка укладывается в обложку или с верхней и нижней стороны прокладывается плотной бумагой либо картоном.
В правом верхнем углу каждого листа стопки проставляются цифры в правильной последовательности.
- нумеруются листы, но не страницы;
- лист описи не подлежит нумерации;
- листы большой ширины обозначаются цифрами в правом верхнем углу, затем сворачиваются и прошиваются за один край;
- если крупное изображение (фото, чертеж, график) занимает весь лист, то номер ставиться на его обратной стороне в левом верхнем углу;
- при сшивке писем переплету поддается только конверт, но пронумеровывается сам конверт и бумага (-и), которую он содержит;
- если в дело подшивается крупное изображение, состоящее из склеенных частей, то такому листу присваивается общий номер, но в примечаниях указывается количество склеенных элементов;
- если в деле содержится более 250 листов, то документы нужно разделить на тома.
Если в процессе нумерации листов случилась ошибка, но неверный номер нужно зачеркнуть. Если же было пропущено несколько страниц, то допускается обозначение их буквами.
к содержанию ↑Составление описи
Тип листа с описью зависит от того, в какой орган будут передаваться дела на хранение. Стандартно в такой бумаге указываются следующие сведения:
- данные о передающей и принимающей организации;
- аннотация – название дела, сшивки;
- таблица с перечнем документов, которые находятся в папке;
- дата составления описи;
- количество листов в деле.
Лист с описью подписывается составителем, указывается расшифровка подписи.
к содержанию ↑Переплет листов
Сшивка страница осуществляется с помощью специального станка или вручную, что требует больших затрат времени и труда сотрудников, а также наличия навыков.
Для ручной сшивки стопку бумаг помещают под пресс, оставляя свободным лишь левый край. С помощью шила или сверла дрели выполняется несколько сквозных проколов стопки. Затем документы скрепляются прочной нитью (сшивной или хлопчатобумажной, банковским шпагатом).
В процессе работы нитка хорошо натягивается, чтобы обеспечить высокую плотность соединения, но не настолько сильно, чтобы смять или повредить бумагу.
Способы сшивки
На уголок
Способ скрепления отчетной документации по какому-либо мероприятию, проводимому на предприятии, или устава организации.
Перед сшивкой в каждом листе стопки загибается левый край для образования угла. Проколы в количестве двух штук осуществляются именно в углу, затем нить протягивается через образовавшиеся отверстия.
Как вариант – в уголке можно проделать всего одно отверстие, сквозь которое протянуть банковский шпагат, сложенный вдвое, и продеть его концы в образованную им же петлю. Концы зафиксировать.
В два отверстия
От верхнего и нижнего края листа нужно отступить одинаковое расстояние и проделать два отверстия, сквозь которые нить продевается таким образом, чтобы образовалась петля, а концы нити остались с тыльной стороны листа.
В три отверстия
Первый прокол осуществляется в центральной точке левой стороны листа на расстоянии 1-2 см от края. Для второго и третьего прокола нужно отступить от первого отверстия на 3 см в нужную сторону. Сшивка начинается с центрального отверстия, иголка вводится с тыльной стороны, далее нужно следовать схеме, представленной на рисунке.
В четыре отверстия
Метод применяется для сшивки толстой пачки бумаг, обеспечивает надежное удержание листов по всей высоте подобно книге. Для сшивки игла с нитью сначала входит с тыльной стороны во второе отверстие, затем в первое и снова второе, третье, четвертое и в завершение – выходит через третье отверстие.
Самые толстые стопки и наиболее важные документы можно сшивать в пять проколов.
Следующая