Новости Эффективный образец письма с просьбой о погашении задолженности: быстрое и эффективное решение

Гарантийным письмом о выплате задолженности по договору заказчик заверяет, что оплатит поставщику деньги за товары, работы или услуги по госконтракту. Документ составляют в произвольном виде, но учитывают особые правила.

к содержанию ↑

Что представляет собой гарантийное письмо

Для сведения: как составляются контракты по 44-ФЗ

Действующее законодательство не предусматривает унифицированной формы письменной гарантии. Чтобы уведомить партнера о конкретных действиях — используют формат деловой переписки. Официальные обращения имеют юридическую значимость и учитываются судом.

Предприятия вправе сообщать таким способом о согласии (акцепт) или предложении (оферта) заключить договор, уведомить о невозможности выполнить какие-то обязательства, отправить требование оплаты задолженности и т.д. Заказчик же направляет поставщику информацию о переносе сроков взаиморасчетов или гарантирует выплату в определенный период.

Чтобы обращение имело юридическую силу и могло использоваться в качестве доказательства в судебных спорах и разбирательствах, его надо грамотно составить. Укажите факт и причину образования долга, установите обязательства по срокам перечисления денег.

Еще по теме:

• в какие сроки оплачиваются госконтракты по 44-ФЗ;
• сроки оплаты договоров по 223-ФЗ;
• сколько дней дается на оплату административного штрафа ФАС.

к содержанию ↑

В каких случаях требуется

Есть несколько причин, когда заказчику понадобится гарантийное письмо:

1. У организации возникли финансовые трудности, и бухгалтер знает, что не сможет перечислить деньги в установленный срок. Чтобы избежать санкций со стороны поставщика, составляется гарантия. Заказчик обязуется оплатить всю необходимую сумму за поставленные товары, работы или услуги в определенный срок. Если госконтрактом предусмотрено несколько этапов оплаты, то в гарантии составляют новый график платежей или указывают период, в течение которого долг погасят в полном объеме. Документ не изменяет условия контракта и составляется только лишь с одной целью — гарантировать поставщику перечисление денег и застраховать заказчика от пеней и неустоек.
2. Организация уже нарушила сроки для перечисления денег, и поставщик выставил претензию. Официальная бумага, гарантирующая выплату, является основанием для отзыва претензии и отмены разбирательств. Подрядчик вправе потребовать компенсацию или вовсе не принять гарантию о перечислении долга.
3. В судебных разбирательствах гарантия является официальным признанием долга, что служит основанием прерывания срока исковой давности ( ст. 203 ГК РФ , Постановление Президиума ВАС № 14056/07 от 22.04.2008 ).

Если исполнитель принял гарантийные обязательства, то должник все равно несет административную ответственность за несоблюдение сроков и гражданско-правовую ответственность за нарушение существенных условий контракта.

ВАЖНО!

Если нарушения произошли не по вине заказчика, а из-за не зависящих от него причин (например, отсутствие бюджетных средств на оплату по причине задержки финансирования), то судебные органы вправе освободить его от ответственности. В качестве прецедента рассматривается постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа № А33-771/2017 от 07.02.2018.

к содержанию ↑

Как составить гарантию

1. Документ составляется на фирменном бланке. В шапке обязательно проставляется номер и дата исходящего обращения, указывается адресат — руководитель или иное уполномоченное лицо исполнителя.
2. В текстовой части описывают причину задолженности и период гарантии, в течение которого будут проведены взаиморасчеты.
3. При необходимости указывают реквизиты сторон.
4. После текста идут подписи ответственных лиц — руководителя и по возможности главного бухгалтера.
5. Оттиск печати ставится, если она используется в учреждении.

Рекомендуется составлять гарантию в двух экземплярах. После согласования она направляется исполнителю по почте заказным отправлением или курьерской службой с обязательным уведомлением о его получении.

Шаблон письменной гарантии.

Дата: «__» _________20____

Гарантийное письмо на оплату задолженности

Настоящим _________________ (наименование заказчика) в лице __________________, действующего на основании Устава, гарантирует оплату имеющейся по состоянию на «__» ____20__ г. задолженности перед ООО «_______________» по контракту № ________ от «__» _______ 20__ г. в размере __________________________ рублей, включая НДС ________, не позднее «__» _______ 20__ г.

Задолженность возникла в связи с задержкой бюджетного финансирования.

Руководитель _______________________ /_____________/

Главный бухгалтер ________________________/_______________/

Актуальный пример письменной гарантии.

к содержанию ↑

Документы и разъяснения

Об авторе этой статьи

С 2006 по 2012 работала бухгалтером-кассиром и кадровиком. С 2012 по настоящее время — главный бухгалтер в бюджетном учреждении. Помимо прямой бухгалтерии занимаюсь закупочной и планово-экономической деятельностью.

4 года пишу тематические статьи для профильные изданий.

к содержанию ↑

Другие публикации автора

• 2024.01.17 Инструкции для ИПОсобенности применения УСН для ИП в 2025 году
• 2024.01.09 Контроль закупокТаблица новых КБК для госзакупок
• 2023.12.28 НовичкамИнструкция по работе с ЕАТ «Березка»
• 2023.12.28 Банковские гарантииКак открыть спецсчет для закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ в 2023 году

Что указывать в требовании письма

В первом и втором случаях кредитор в письме обозначает должнику срок (дату), в который должны быть перечислены деньги на такой-то счёт. Замотивировать должника можно предупреждением о взыскании пени, штрафа или обращением в суд. Рассчитывать ли пеню сразу — спорный вопрос.

Ведь не исключено, что должник согласится погасить всю сумму сразу, поэтому детальный расчёт даст ему возможность оперативно сориентироваться в ситуации и перечислить сумму в полном объёме. В обратном случае, если контрагент не желает добросовестно исполнять свою обязанность, то суда не миновать. Тогда сумма пени к моменту рассмотрения дела значительно вырастет.

Всё же рекомендуется подстраховаться и рассчитать сразу, сколько нужно выплатить, приложить детальный расчёт. Вдруг должник опомнится и перечислит все деньги безотлагательно. Письмо о погашении задолженности по акту сверки, образец которого приведён ниже, может дать скорейший результат по возврату средств, так как требование кредитора уже не будет неожиданностью для должника.

Акт сверки, подписанный сторонами, послужит подтверждением состояния расчётов и основанием для требования о возврате денег.

к содержанию ↑

Правила составления претензии

Законодательно не закреплены требования, предписывающие, как составить письмо с претензией об оплате. При подготовке такого документа необходимо руководствоваться правилами официальной деловой переписки. Обязательные пункты письма о погашении задолженности состоят из:

• «шапки»;
• основной части;
• заключительной части.

Ниже прописываются реквизиты адресата. Не стоит указывать просто название организации, которой направляется претензия (например, ООО «Рога и копыта»). Лучше обозначить конкретное должностное лицо (гендиректор/директор, главбух).

В основной части претензионного письма излагаются существо невыполненного обязательства, причины и основания, подтверждающие возникновение задолженности (акт сверки, к примеру) и требования к должнику об уплате долга, номер счёта для перечисления, срок оплаты. Наибольшую весомость документ приобретёт, если в нём будут ссылки на законодательство, нарушенные пункты договоров.

В заключении ставятся дата, подпись и печать отправителя.

к содержанию ↑

Способы передачи претензии

Если между сторонами налажен электронный документооборот, то не возбраняется направить письмо по электронной почте. Между тем стоит иметь в виду, что такое письмо может затеряться или быть удалено. Тогда в случае спора факт отправки не удастся доказать.

Поэтому самыми оптимальными вариантами станут вручение корреспонденции лично руководителю организации под подпись (первый экземпляр вручается, а второй с отметкой о получении остаётся у кредитора) или отправка почтой заказным письмом с уведомлением. В любом случае важно, чтобы стояла дата получения требования, так как именно с этого момента начинает течь срок исполнения обязательств.

к содержанию ↑

Какое время даётся на рассмотрение письма

Кредитор сам определяет, через какое время он будет ждать перечисления денег на счёт, выполнения должником обязанности или поступления ответа. Однако данное время должно укладываться в разумные пределы. Когда ответ не поступает, то спустя 30 дней с даты вручения претензии она считается рассмотренной.

По истечении этого времени кредитор может смело взыскать долг через суд.

Кратко и по сути

направлять претензионное письмо не обязательно, но крайне желательно;

требуется подтверждение факта получения письма должником;

если ответа на письмо через 30 дней не поступило, то кредитор вправе обратиться в суд.

Регистрация на мастер-класс

«Инвестиции в долги: стратегия, сервисы, секреты прибыли»

Подробнее о мастер-классе

Следующая

Долги и банкротствоНовости Почему могут не признать банкротом: основные причины и советы