Новости Кейс С истечением времени: Как эффективно управлять проектами и задачами
Кейс по управлению временем в MS Project
Решила я тут помочь одной студентке решить кейс по управлению временем и ресурсами в MS Project. Не денег ради, а интереса для)))) Раз уж у нас на работе не уделяют должное внимание планированию, так хоть помочь тем, кому это немного нужно)) Кстати, я уже как-то писала, о том, как составлять график проекта.
Кейс, надо сказать, оказался веселый)) потратила часа 3, распределяя рабочее время менеджера проекта и его ассистента, но по-моему что-то получилось!
Вы — менеджер рекламного агентства. Спланируйте деятельность в рамках своей зоны ответственности так, чтобы все задачи были выполнены в указанные сроки. Представьте результат в любом наглядном формате.
у Вас есть 2 дня с 10:00 утра первого дня до 17:00 вечера второго дня Задача:
к 17:00 второго дня должно быть выполнено:
>макет двух страниц веб-сайта
>подготовлен к запуску новый проект
>проведено интервью с кандидатом на работу
>проведена встреча с клиентом
>прочитан бриф на новый проект
>подготовлено предложение клиенту на призы под имидж бренда
>подготовлен внутренний график платежей проектов
>подготовлен к производству проект по нанесению на кружки
>проверен договор с подрядчиком
>пройден тренинг
Условия:
>все дизайны, калькуляции и структуры должны быть утверждены клиентом
>при утверждении клиентом затрачивается только время клиента
>время исполнения задач можно дробить
>в задачах с внутренними этапами необходимо соблюдать последовательность этапов
>время на проверку заданий, выполненных ассистентом, составляет 0.25 часа, которые прибавляются ко времени исполнения задачи
Ресурсы:
>менеджер
>ассистент
>дизайнер (рабочее время с 10 до 1800)
>клиент (рабочее время с 10 до 1800)
Этапы и время исполнения задач (в часах):
макет двух страниц веб-сайта
-разработка структуры веб-сайта 3
-утверждение структуры у клиента 0,5
-разработка дизайна 3
-утверждение дизайна клиентом 0,5
подготовка к запуску нового проекта
-разработка концепции продвижения продукта 2
-подготовка Power Point презентации программы клиенту 4
-подготовка плана проекта 1,5
предложение клиенту на призы под имидж бренда
-креатив призов 1,5
-подготовка калькуляции 2
— подготовка креативного предложения 2
подготовка к запуску проекта по нанесению на кружки
-подготовить калькуляцию по прайсу 0,5
-подготовить предложение клиенту по шаблону 0,5
-утвердить предложение у клиента 0,5
-разработать дизайн нанесения на кружки 1
-утвердить дизайн нанесения на кружки у клиента 0,5
отдельные задачи
-ознакомиться с брифом 0,5
-интервью с кандидатом на работу (фиксированное время с 11:00 первого дня) 1
-подготовка внутреннего графика платежей 2
-встреча с клиентом, включая дорогу 2,5
-проверка договора с подрядчиком 0,5
-общекорпоративный тренинг (фиксированное время с 13:00 до 15:00) второго дня 2
1. Сначала я подготовила календари. По умолчанию в MS Project календарь с 9:00 до 18:00 с перерывом на обед.
Тут же в задании почему-то рабочий день менеджера и ассистента с 10:00 до 17:00 без обеда))) У дизайнера и клиента — с 10:00 до 18:00. Поэтому пришлось создать два календаря для проекта, по умолчанию назначить с 10:00 до 17:00. И два календаря для ресурсов.
2. Затем я создала ресурсы и назначила им календари.
3. Начало планирования начинается с создания структуры проекта, поэтому я завела все задачи, согласно заданию, учитывая иерархию работ.
4. Затем я спланировала длительности задач и необходимые взаимосвязи внутри этапов.
5. Проставила вехи, обозначенные в задании, чтобы не потерять результат.
Итак, мы получили общую структуру и процесс, но теперь нужно спланировать ресурсы.
6. С дизайнером и клиентом всё понятно, но оставшиеся работы нужно распределить между менеджером и ассистентом, добавив к длительности работ, выполняемые ассистентом, время на проверку менеджером. Поэтому далее я назначила дизайнера и клиента на их задачи, затем распределила задачи между ассистентом и менеджером с точки зрения, какую бы задачу я могла доверить, будучи менеджером проекта, своему ассистенту.
7. Дальше началось самое веселое)))) Задачи ассистента я разбила на две задачи: выполнение задачи и проверка ее менеджером. Задачи с одним ответственным планировать легче.
А также для того, чтобы посчитать, сколько суммарно придется часов на каждого, должно быть не более 14 часов (так как рабочий день с 10 до 17).
8. Дальше ещё интереснее)) В попытках устранить перегрузку ресурсов через Планирование групп, я поняла, что все задачи никак не помещаются друг за другом) Поэтому сначала я выстроила самые приоритетные, с моей точки зрения, работы, с которыми связаны и другие работы в этапах, а уже потом работы из отдельного списка задач.
9. Выравнивание ресурсов привело к тому, что осталось несколько отдельных задач, которые можно выполнять частями, например, подготовку внутреннего графика платежей или проверку договора с подрядчиком. Разбив некоторые задачи на подзадачи, согласно условию, что время исполнения задачи можно дробить, я наконец-то уложилась ровно в 2 дня
10. В итоге я сформировала три вида представления графика:
— Диаграмма Ганта;
— Планирование групп (представление, с помощью которого я выравнивала ресурсы);
— Табель рабочего времени (представление Использование ресурсов).
Проблемы с тайм-менеджментом [Кейс]
Стартовые данные
У клиента случился быстрый рост, так как старт-ап, в котором он принимал участие прошел второй раунд инвестиций. Из Украины пришлось переехать в США. Количество подчиненных с четырех человек выросло до двадцати пяти (с перспективой до 50 через год).
Когда клиент просыпается, в Украине уже середина рабочего дня, поэтому, начиная реагировать на запросы, он часто оказывается без завтрака.
Ход работы
Немного познакомились. Оказалось, что клиент любит “работать руками” в роли СТО, при этом все чаще приходится быть “говорящей головой” на онлайн встречах. Делегировать получается плохо.
И от менеджмента происходит выгорание. Планирование временем сводится к тому, чтобы ставить встречи в календаре и передвигать их на другой день, если они сдвигаются, не готовы, затягиваются. В таком состоянии клиент находится примерно год.
При всем этом пока увольняться не хочется, так как сейчас происходит то, в чем хотелось побывать – опыт стартапа, который взлетает. А еще драйвят вызовы, которые есть вокруг.
25 — 5
Договорились, что постепенно будем управлять не двадцать пятью сотрудниками, а только пятью лидерами команд, а те в свою очередь своими командами.
ТОП-3
Также решили, что будет полезно иметь понимание ТОП-3 результата на день, неделю, месяц. Это должно быть у лидеров команд также. Сначала мы в календарь ставим те задачи и встречи, которые приводят нас к этим ТОП-3 результатам, потом все остальное.
При этом даже в ТОП-3 важно понимать, что №1.
Ретроспектива дня
Крайне важно делать ретроспективу дня, недели, месяца, на которой создавать и корректировать “список холостых”. Это встречи, звонки, люди, которые, скорее, забирали время, но мало давали ценности проекту.
Быстрые победы
Крайне важно искать те задачи, которые можно достаточно быстро и дешево сделать, чтобы получить быстрый эффект и продвижение вперед. Такие задачи и называются быстрые победы.
Итоговая формулировка задач
Обычно формулировка задач производится в формате глаголов: сделать, написать, проверить, провести, подготовить. Это все можно делать долго, если не вечность, так как в описании задач нет описания результата. Поэтому клиенту было рекомендовано заменять название задачи, скажем “провести встречу по презентации” на “готов черновик и раскадровка презентации”.
Играющий тренер
Отметили, что в будущем может быть перекресток решений: работать СТО или развиваться как управленец. Пока согласились на гибридную роль “играющего тренера”. Это будет давать возможность дискутировать с командой на равных на определенных встречах.
Ловушка зеленых светофоров
Возможности, которые открываются в течение дня похожи на зеленые светофоры во время прогулки по городу. Если идти только за их светом, можно прийти не туда, куда тебе нужно. Это не означает не использовать эффект “зеленого коридора” – это значит в начале путешествия/дня знать, куда важно дойти за день.
Самый главный лидер команды
Решили с клиентом, что таким человеком будет он. И точно также, как он заботится о своих лидерах команды, он будет заботиться о себе. Например, начинать с себя, делать то, что дает энергию: завтракать, читать книги.
Подобные важные задачи важно привязывать к тем событиям, которые в любом случае будут и делать их ритуалами. Например, перед сном почитать, сразу после сна сделать медитацию, по дороге в офис выпить кофе, обратно — что-то еще.
Пример кейса “Как работать с прокрастинацией”
Это типичный пример того, как можно с помощью осознания своих дел, можно серьезно продвинуться в постановке приоритетов и перестать прокрастинировать. На ретроспективе недели задаем вопрос “Что не было сделано за неделю, о чем я жалею?”. Среди появившихся ответов обращаем внимание на те задачи, которые переносились несколько раз.
Интуитивно определяем самую “жалостливую” задачу. В нашем случае этой задаче оказался код ревью фичи. Задач несколько раз откладывалась в связи со срочностью других задач, при этом не учитывалась важность кода-ревью.
Если несколько раз спросить “что это даст, почему это важно?”, то получится такой ответ как “устойчивость приложения”, что критично влияет на многие аспекты от работы клиентов до будущих инвестиций. И тогда, просто заменив название задачи на “Повышена устойчивость приложения” можно напомнить себе о важности именно этой задачи.
к содержанию ↑Интересные статьи по управлению
- Главные функции менеджера среднего звена
- Ключевую роль в управлении компанией должны играть решения, а не данные
- 5 рекомендаций, как эффективно настроить рабочее пространство в Kaiten
Прогрессивные компании уже управляют своими проектами в Kaiten. Присоединяйтесь к лучшим.
—> Subscribe —> —>
Похожее
Управление
Продуктовый подход: что это и как применять
Рассказали, что такое продуктовый подход и чем он отличается от других, из кого состоит продуктовая команда и какую методологию управления выбрать
Светлана Трегубова 17 июля 2025 г. • 11 min readКомандная работа
Узнайте, как описать любой процесс компании на языке UML
Гайд по UML-моделированию: основы, виды диаграмм и их применение
Светлана Трегубова, Анна Велетнюк 2 июля 2025 г. • 10 min read
Новое
Как «Ограничения» делают работу команды эффективнее
Статья для менеджеров: как и зачем руководитель может ограничивать перемещение карточек в Кайтен по этапам Канбан-методологии и почему подобный контроль повышает эффективность бизнес-процессов
Светлана Трегубова 25 июля 2025 г. • 7 min read
Как дизайнеры Panna превратили творческий беспорядок в понятные ТЗ
Как дизайн-команде избежать творческого хаоса через структурный планировщик задач
Светлана Трегубова 24 июля 2025 г. • 9 min read
Курс Проджект Менеджер. Лучшее обучение управление проектами ТОП-12
Обучение управление проектами с помощью платных курсов позволяет получить актуальные знания и навыки, необходимые для успешной карьеры в области проектного менеджмента.
✅ Лучшие курсы обучение управление проектами
- 1. Управление проектами от Skillbox
- 2. Управление проектами: быстрый старт от ProductStar
- 3. Управление командами digital-специалистов от Skillbox
- 4. Юридический ликбез для работы над интернет-проектами от Нетология
- 5. «Проектный менеджмент. Организация и управление жизненным циклом проекта» с присвоением квалификации «Менеджер по управлению проектами» от Nadpo
- 6. Управление IT и digital-проектами от Нетология
- 7. Управление в креативных индустриях (ex. Управление креативным пространством) от Skillbox
- 8. Стратегическое управление развитием образовательных организаций от Foxford.ru
- 9. Управление проектами от Eduson.academy
- 10. Agile-методологии в управлении проектами от E-mba
- 11. Управление проектами от Контур.Школа
- 12. Управление проектами ANSI PMI® PMВОК от E-mba
О проекте
Компания VISUALS разрабатывает комплексные мультимедийные решения, создаёт интерактивные 3D-презентации, оформляет выставочные стенды, режиссирует зрелищные шоу, создает контент и организует онлайн-мероприятия, наполняет высокими технологиями музеи и внедряет инновации в обучение. Запрос: описание всех бизнес-процессов компании для дальнейшей оптимизации работы в Asana. Срок работы над проектом: 20 рабочих дней.
Менеджер проекта: Елена Андреенкова.
к содержанию ↑Почему без описания процессов Asana не работала
- Кто должен работать в Asana, а кому это не нужно?
- В какой момент работа с клиентом переходит из CRM-системы в систему управления проектами?
- Как отделить работу проектного менеджера от задач по производству?
- Почему задачи ставятся, но не выполняются?
- Почему ставятся одни задачи, но выполняются совсем другие?
Хорошее сравнение, чтобы понять, что в хаосе управлять проектами эффективно – невозможно: допустим, вы хотите сварить гречневую кашу. Но все крупы смешались, в одной банке и перловка, и гречка, и рис. Вы можете сварить все вместе и, формально, где-то среди получившейся массы будет гречневая каша.
Но это всё же не то, чего вы хотели. Чтобы получилась хорошая гречневая каша, нужно отделить гречневые зерна от двух других видов крупы.
Так и в проектах. Все могут решать задачи по каким-то интуитивным общим правилам. Только результат получится какой-то, а не тот, которого вы хотели достичь, внедряя проектное управление.
Реальный бизнес-процесс не обманешь. Если он не соответствует тому, что заложено в инструмент управления проектами, команда сначала будет тратить время на работу с инструментом, а потом – с реальным обеспечением отгрузки по проектам.
Как отделить гречку от риса и получить ту кашу, которую вы хотели? Разбираемся дальше.
Следующая