Новости Оптимальные сроки перечисления отпускных: лучшие практики и рекомендации
Обратите внимание: законопроект, описанный в данном тексте, временно отклонен Государственной Думой Российской Федерации. В связи с этим информация из текста временно не является актуальной. Мы следим за ситуацией и будем дополнять текст по мере движения законопроекта.
Одним из важнейших изменений законодательства в 2023 году стало изменение срока выплаты отпускных, которое более выгодно для работодателя. В соответствии с нововведениями отпускные сотрудникам будут выплачиваться, независимо от правила трех дней, при внеплановом уходе в отпуск. Данные изменения устанавливают, за сколько дней необходимо выплатить отпускные в 2023 году.
- Новый законопроект Государственной думы
- Сроки выплаты отпускных в 2023 году
- Расчет сроков выплаты отпускных
- Штрафы за нарушение срока выплаты отпускных
Новый законопроект Государственной думы
В 2022 году в Государственную думу внесли законопроект (№ 219349-8), касающийся срока выплат отпускных. Данный порядок предписывается в статье 316 Трудового кодекса РФ, согласно которой оплата отпуска осуществляется не позднее, чем за 3 дня до его начала. Нововведения относятся к ситуации, при которой работник предоставляет заявление на отпуск внепланово, а именно за три дня или ранее до его начала.
В данных случае действуют два срока:
- выплата в течение двух рабочих дней со дня подачи заявления на отпуск — при выплате через банк;
- выплата до первого рабочего дня сотрудника после окончания отпуска — при выплате другим способом, например, через кассу.
До изменения, в ситуации, когда работник подал заявление на отпуск с завтрашнего дня, работодателю приходилось ему отказывать или сначала оформлять отпуск за счет сотрудника, так как необходимо было успеть выплатить отпускные. Данная поправка дает работодателю возможность приспосабливаться к ситуации срочного ухода в отпуск по инициативе сотрудника и упрощает его согласование.
к содержанию ↑Сроки выплаты отпускных в 2023 году
Таким образом, согласно действующему нормативно-правовому регулированию, отпуск должен быть оплачен не позднее, чем за три дня до его начала, при условии, что он был плановым, и заявление сотрудника сдано минимум, чем за 3 дня до его начала. Однако необходимо указать, что в Трудовом кодексе отсутствует ограничение на выплату отпускных заранее.
То есть отпуск необходимо выплачивать таким образом, чтобы до дня его начала оставалось три полных календарных дня. Например, если сотрудник будет находиться в отпуске с пятницы, то отпускные необходимо выплачивать во вторник.
Кроме того в Трудовом кодексе прямо не указано, какие дни использовать для расчета сроков выплаты отпускных. Общая практика такова, что срок исчисляют в календарных днях, то есть и в рабочих, и в нерабочих. Это также подтверждается письмом Роструда (от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1).
Таким образом, если срок оплаты отпуска приходится на нерабочий день, то оплата должна быть произведена в последний рабочий день.
Также необходимо помнить, что сроки отпусков сотрудников отражают в графике отпусков, который нужно утвердить за две недели до начала года. Однако перед его составлением необходимо определить состав сотрудников, которые будут включаться в этот график.
Узнайте, какие акции и скидки на продукты «1С» доступны для вас прямо сейчас
к содержанию ↑Расчет сроков выплаты отпускных
Исходя из вышеизложенного, отпускные необходимо выплачивать за три полных календарных дня до начала отпуска. При нарушении этих правил предусмотрена плата процентов за задержку и штрафов (письмо Минтруда от 05.09.2018 № 14-1/ООГ-7157).
Однако существует неясность в случае, когда сотрудник уходит в отпуск с понедельника. В соответствии с правилами расчет и оплата отпускных в данной ситуации должны производиться не позже четверга, так как выплата в пятницу опасна за счет противоречий в судебной практике.
Ранее Роструд уточнял, что при начале отпуска в понедельник отпускные можно оплачивать в пятницу или четверг. Это подтверждается письмами от 06.06.2018 № TЗ/3464-6-1 и от 30.07.2014 № 1693-6-1. Кроме того есть решения судей, которые гласят, что сам день оплаты отпускных засчитывается в трехдневный срок (определения Кемеровского областного суда от 26.01.2017 № 33-942/2017 и Ленинградского областного суда от 06.08.2015 № 33-3731/2015, решение Московского городского суда от 18.02.2014 № 7-764/14).
Однако выплачивать безопаснее в четверг, так как есть противоположные решения судей, гласящие, что перед началом отпуска помимо дня оплаты отпуска должно быть как минимум еще три полных календарных дня. Это подтверждается решениями Пермского краевого суда от 23.01.2018 № 21-46/2018, определении Челябинского областного суда от 17.09.2015 № 11-11043/2015 и Ростовского областного суда от 16.09.2013 № 33-11864.
Даже при условии, что работник отдельно укажет в заявлении на отпуск, что получение им выплат может быть после законодательно установленного срока, это не будет мешать подаче претензии, и работодатель будет оштрафован.
к содержанию ↑Штрафы за нарушение срока выплаты отпускных
При первом нарушении правила трех дней трудовая инспекция будет штрафовать на следующие суммы:
- должностное лицо, например, руководитель организации — от 10 000 до 20 000 рублей;
- предприниматель — от 1000 до 5000 рублей;
- сама компания — от 30 000 до 50 000 рублей.
Если зафиксировано повторное нарушение, суммы будут следующие:
- должностное лицо, например, руководитель — штраф от 20 000 до 30 000 рублей (также предусмотрена дисквалификация на срок от года до трех лет);
- предприниматель — от 10 000 до 30 000 рублей;
- сама компания — от 50 000 до 100 000 рублей.
Должностные лица кроме данных штрафов попадают под уголовную и дисциплинарную ответственность в соответствии со ст. 145.1 УК РФ и ст. 192 ТК РФ.
Также при задержке выплаты отпускных сотруднику в обязательном порядке, независимо от причины, выплачивается компенсация.
Обратитесь за помощью к нашему специалисту. Быстро ответим и поможем решить проблему.
Автор: Екатерина Андрющенко,
бухгалтер-консультант Линии консультации ГЭНДАЛЬФ
Срок выплаты отпускных с учетом изменений законодательства
руководитель департамента кадрового обслуживания сервиса аутсорсинга Главбух Ассистент. Лично ведет постановку на учет клиентов сервиса.
В Трудовом кодексе изложен порядок выплаты отпускных, но у предпринимателей остается немало вопросов. Объясняем, за сколько дней надо платить отпускные в 2022 году и как не ошибиться при подсчете срока.
Изменения для бизнеса с июля 2025 года. Читать статью >>>
По закону работодатель обязан оплачивать отпуск персоналу, принятому по трудовому договору. Для выплаты установлены жесткие сроки: компания должна оплатить отпуск не позднее чем за 3 дня до его начала. При этом Трудовой кодекс не уточняет, какие именно дни имеются в виду – календарные или рабочие.
Такой законодательный пробел ставит в затруднительное положение предпринимателей: как же корректно установить срок выплаты отпускных и соблюсти права персонала?
Как определить сроки отпускных сумм
При подсчете срока оплаты работодателю следует опираться на позицию Минтруда, высказанную в разъяснительных письмах самим министерством и Федеральной службой по труду и занятости:
- в расчет не берите день начала отдыха и день выплаты;
- три дня считайте в календарных днях, включая нерабочие дни;
- если день выплат совпал с выходным, праздничным или нерабочим днем, оплатите отпуск накануне.
Поскольку три дня – это правовое требование, по договоренности с работником нельзя сократить этот срок на меньший. Это условие, установленное законом, не может быть сокращено или ухудшено ни внутренними документами организации, ни индивидуальным соглашением с работником. Но при этом не запрещается заплатить положенные отпускные суммы раньше.
Вы вправе перечислить средства в более ранний срок, например за 5 календарных дней до начала отпуска.
Ожидаемое предпринимателями новшество, когда срок определялся бы по договоренности сторон, не было принято. На 2022 год срок оплаты отпускных оставлен без изменений. Также отметим, что судебная практика в отношении срока уплаты складывается противоречивой, поэтому надежнее выплатить отпускные минимум за 3 дня без учета дня выплаты.
Например, большинство сотрудников многих компаний предпочитают уходить в отпуск с начала недели, с понедельника, что вызывает самую частую спорную ситуацию.
За сколько дней выплачивать отпускные в этом случае? Положенную сумму работник должен получить не позднее четверга: этот день и будет последним сроком выплаты без нарушения закона.
- Как рассчитать количество дней отпуска.
- Отпуск: оформляем по Трудовому кодексу.
Практика показывает, что компании часто сами создают себе проблемы. Например, не оформив прогул сотрудника документально, предприниматели подставляют себя. В итоге недобросовестные сотрудники выигрывают судебные процессы, предприниматели восстанавливают их на работе, компенсируют ущерб и платят штрафы.
Эксперты-практики из Главбух Ассистент научат, как не стать жертвой подчиненного-шантажиста. Для вас — видео-инструкция и чек-лист для увольнения пропавшего сотрудника.
Для расчета отпускных сумм определяется средний дневной заработок за последние 12 календарных месяцев, это расчетный период. Сложные ситуации при соблюдении периода расчета и срока выплаты отпускных в 2022 году могут возникнуть при выплате премий.
Как мы уберегли клиента от потери 1,1 млн. рублей
Или кейс о том, чем может обернуться неправильная оптимизация налогов
В кейсе вы узнаете:
- Как ИП на ОСНО хотел сменить режим налогообложения
- Что не предусмотрел их бухгалтер
- Как Главбух Ассистент помог клиенту не потерять деньги
Передайте бухгалтерию в Главбух Ассистент, чтобы действительно экономить на налогах.
к содержанию ↑Премии и отпускные
Премиальные выплачивают по различным основаниям и с разной периодичностью. Как влияет получение премии на расчет и срок выплаты отпускных с учетом последних изменений? Разберем несколько ситуаций.
- Ежемесячные, квартальные премии включают в расчет среднего дневного заработка в пределах расчетного периода.
- Разовые вознаграждения за выслугу лет, годовые премии по результатам предыдущего года, когда работник был в отпуске, учитывают в полном объеме, независимо от момента начисления, то есть начисляется бонус в периоде расчета или позже. При этом, если годовую премию начислили после отпуска, суммы отпускных за предыдущий период следует пересчитать.
- премия за прошлый 2021 год начислена 4 февраля 2022 года – годовую премию следует учесть при расчете отпускных;
- премия за прошлый 2021 год начислена 1 марта 2022 года, уже после выхода работника из отпуска. Годовую премию нужно учесть в среднем заработке за прошлый расчетный период, пересчитать отпускные и доплатить разницу.
Важно! Как только бухгалтер пересчитал отпускные, разницу необходимо доплатить сразу. Компенсации работнику за доплату в виде процентов не будет, так как нарушения сроков фактически нет, а на момент начисления и выплаты отпускных ошибки не допущено.
Чтобы не создавать бухгалтеру двойной работы по пересчету отпускных, налогов и взносов с доходов, старайтесь начислять годовые премии раньше. Оптимально – начислить премии последним рабочим днем текущего года. Тогда не потребуется пересчитывать отпускные.
Не забывайте о нюансах включения премий в расчет отпуска, если подчиненный не полностью отработал расчетный период (или есть исключаемые периоды).
Возможен один из вариантов:
- премиальные изначально начислены с учетом фактически отработанного сотрудником времени – при подсчете отпускных их учитывают полностью;
- в премиальных не учтено, сколько по факту отработал сотрудник – при исчислении отпускных берут часть премии пропорционально отработанному времени.
- Отпуск без сохранения заработной платы.
- Что такое административный отпуск и как его оформить.
Выплата отпускных авансом
Такого термина — «отпуск авансом» — в законодательстве нет. Речь идет о факте выхода в отпуск раньше утвержденного законом срока – до истечения отработанного года. По ТК право на отдых возникает после полугода работы.
Кроме того, Трудовой кодекс устанавливает особые категории персонала, кто имеет право оформить отпуск и до истечения полугода (беременные, несовершеннолетние, родители с детьми и пр.).
В остальных случаях решение предоставить отпуск авансом и получить отпускные остается за руководством. В последующем после первого года работы обычным работникам без льгот отпуск предоставляют по графику. И необязательно, чтобы между отпусками был выдержан период в год.
При «авансовом» отдыхе срок выплаты отпускных по ТК РФ остается таким же, как и при выплатах при обычном ежегодном отпуске – не позднее трех дней до его начала. Все требования, описанные выше для стандартных ситуаций, должны быть тоже соблюдены: подсчет в календарных днях, выплата до праздника.
Если при выплате годовой премии предприниматель сталкивается с необходимостью доплатить суммы, то при отпуске, отгулянном заранее, возникает другая проблема – переплата отпускных, если сотрудник решает уволиться. Это возможно и тогда, когда сотрудник отгулял очередной отпуск по графику. В этом случае подчиненный получил деньги авансом за будущий рабочий период, который еще не отработал.
Работодатель имеет право удержать излишне выплаченные суммы из заработной платы, но в пределах 20% от размера заработка, выплачиваемого при увольнении.
Для предпринимателя предоставление отпуска авансом несет риск невозврата части выплаченных отпускных. При увольнении может не хватить 20% от зарплаты для возмещения ранее выплаченных отпускных. И, если увольняемый добровольно не погасит долг, придется либо с ним судиться, либо смириться с невозмещенной переплатой.
Если работнику при увольнении, напротив, положена компенсация за неиспользованный отпуск, в этом случае срок выплаты отпускных сумм наступает в день увольнения работника. Компенсацию за отпуск работодатель платит вместе с остальными положенными начислениями по зарплате.
Как в период простоя сократить расходы на персонал, перевести работников на сокращенную ставку, оформить увольнение или неоплачиваемый отпуск так, чтобы трудовая инспекция не придралась? Обратитесь за помощью в бухгалтерский аутсорсинг Главбух Ассистент. Услуги кадровика, бухгалтера и юриста включены в каждый тариф.
Следующая