Новости Эффективные правила работы в архиве: оптимизация и организация

В конце апреля опубликованы одобренные Комиссией Росархива по научно-исследовательской и методической работе Методические рекомендации к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (далее – МР к Правилам 2020). Документ раскрывает методику применения положений Правил 2020[1]. Объясним, какая информация из МР к Правилам 2020 пригодится в архиве каждой организации.

к содержанию ↑

Зачем изучать МР к правилам 2020?

Область действия МР к Правилам 2020, как следует из наименования документа, ограничена. Действие документа распространяется[2] на:

• государственные архивы (далее – госархивы);
• муниципальные архивы;
• музеи;
• библиотеки;
• научные организации.

Под научными организациями подразумеваются те, что включены в Перечень научных организаций, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в государственной собственности[3]. Среди этих организаций фигурируют, в частности, Архив Российской Академии наук, Институт мировой литературы им. А.М.

Горького и Кунсткамера.

МР к Правилам 2020 и Правила 2020, к которым они относятся, являются довольно объемными документами, однако очень полезными для специалистов. Отметим, что секретарям, делопроизводителям и архивариусам «обычных» организаций эти документы также будут интересны. Они помогут понять теорию организации архивного дела на государственном уровне, что позволит на практике разобраться в конкретных вопросах организации архивного дела «на местах» и нюансах взаимодействия архивов организаций с государственными архивами и хранилищами.

Мы рассмотрим МР к Правилам 2020 с точки зрения практической пользы для всех без исключения государственных учреждений и коммерческих компаний.

к содержанию ↑

Структура МР к правилам 2020

МР к Правилам 2020 состоят из девяти разделов и одного приложения. Перечислим их, чтобы у читателей была возможность самостоятельно сориентироваться в структуре документа и обращаться к ней в случае необходимости (Схема 1).

Таким образом, структура и содержание Правил 2020 и МР к Правилам 2020 являются узконаправленными документами, действие которых не распространяется на «обычную» коммерческую организацию, даже если это крупное предприятие, которое занимается научными разработками в своей сфере деятельности. Тем не менее, МР к правилам 2020 помогут архивам любых организаций лучше понять в теории и на практике:

• как происходит процесс фондирования документов;
• какие существуют требования к помещениям архива;
• по каким критериям организации относят к источникам комплектования госархивов;
• как происходит взаимодействие госархивов с источниками их комплектования;
• какие есть правила приема документов ликвидируемых организаций;
• в каком порядке госархивы исполняют запросы юридических лиц.

Эти вопросы мы и рассмотрим далее в статье.

[1] Здесь и далее – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (утв. Приказом Росархива от 02.03.2020 № 24).

[2] См. п. 1.1 МР к Правилам 2020.

[3] Утв. Распоряжением Правительства Российской Федерации от 23.12.2016 № 2800-р.

[4] Здесь и далее – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 6, 2021.

к содержанию ↑

Узнать больше:

• Обязательные документы для архива организации

• Как передать документы в архив

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 2)

• его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
• все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

к содержанию ↑

Рекомендовано для вас

Использование стандартов в организации хранения электронных документов

№ 07 / 2025

Рассказываем о 3 отечественных стандартах (созданных на базе международных), которые помогут вам обеспечить достоверность и долговременную сохранность электронных документов, конвертировать их из одного формата в другой, мигрировать из одной системы в другую. Эти стандарты обобщают лучший практический опыт. Мы объясняем, что из них можно взять.

Они помогут вам наладить работу с электронными документами, достигнуть большего взаимопонимания со своим руководством и ИТ-специалистами.

Наталья Храмцовскаяк.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», эксперт ИСО

к содержанию ↑

В каком формате хранить файл архивного электронного документа?

№ 06 / 2025

В новых архивных Правилах, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, сказано, что основной файл архивного электронного документа должен быть в PDF/A. При этом многие разработчики электронного архива предлагают хранить файл основного документа в том формате, в котором он был создан, и визуализированную копию в PDF/A.

Не является ли это нарушением требований новых Правил?

Наталья Храмцовскаяк.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», эксперт ИСО

к содержанию ↑

Составление паспорта архива организации (часть 3)

№ 07 / 2025

Вера Марышеваруководитель муниципального архива

к содержанию ↑

Составление паспорта архива организации (часть 2)

№ 06 / 2025

На примерах разбираем заполнение всех граф паспорта архива организации, хранящего управленческую документацию: откуда брать данные, по какой логике что надо суммировать и где указывать. Показываем образец полностью заполненного паспорта архива.

Вера Марышеваруководитель муниципального архиваПоказать больше

Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года

№ 11 / 2023

Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов. », которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч.

по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.

Ольга Ударова

Анна Бороздина

заместитель заведующего отделом документоведения Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

к содержанию ↑

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

№ 04 / 2020

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Татьяна Светловасотрудник государственного архива

Следующая

Трудовое правоНовости Увольнение директора при ликвидации ООО: когда это необходимо?