Новости Образец служебной записки на премирование работников — готовый кейс и примеры заполнения
В качестве поощрения за отличное выполнение работы и достижение высоких показателей труда или в качестве мотивации работникам могут выплачивать премии. Денежная премия является не единственным видом поощрения работников. Например, это могут быть ценные подарки, благодарственные письма.
Однако, именно денежную премию можно назвать самым распространенным видом поощрения. Служебная записка о премировании сотрудников (образец мы приведем в конце статьи) является одним из документов, которым оформляется начисление премии. Давайте разберемся со всем по порядку.
- Служебная записка о премировании: что это за документ и для чего он нужен
- Кто пишет служебную записку о премировании
- Обязательно ли писать служебную записку о премировании сотрудника
- Как написать служебную записку о премировании
- Можно ли написать одну записку на премирование нескольких сотрудников
Можно ли написать одну записку на премирование нескольких сотрудников
Подать одну записку на премирование всего коллектива структурного подразделения или даже всей организации можно.
При оформлении документов на выплату материального вознаграждения по итогам работы за месяц (квартал, год) и в соответствии с принятым на предприятии Положением о премировании руководитель каждого структурного подразделения подает одну служебную записку на всех сотрудников своего участка.
Также, в эту записку могут быть включены работники, которые премируются за индивидуальные достижения.
к содержанию ↑Образец служебной записки о премировании сотрудников в 2025-2024 году
Неотъемлемый элемент кадрового делопроизводства при распределении стимулирующих выплат – служебная записка о премировании сотрудников. Образец этого документа не имеет унифицированной формы, предприятия разрабатывают его самостоятельно.
Служебная записка выполняет роль ходатайства перед руководством компании о назначении персоналу поощрительных выплат в 2025-2024 году. При этом завизированные директором просто заявления сотрудников о начислении им премиальных нельзя расцениваться как официальный документ, подлежащий исполнению кадровой службой и бухгалтерией.
к содержанию ↑Значимость служебной записки
Просто заявление не может служить основанием для издания приказа о назначении премии. Суть заявлений от персонала – выразить пожелание работников. Этот документ не отражает мнения руководителя и не является средством ведения переписки между разными иерархическими уровнями внутри фирмы.
В свою очередь, служебная записка выполняет роль средства коммуникации между отделами компании. Она выступает инструментом выработки единого мнения между персоналом и работодателем. Пустой образец служебной записки о премировании сотрудников обычно создает кадровая служба и распространяет между руководителями подразделений предприятия.
1 Накануне начисления заработной платы все начальники отделов посредством такого документа оформляют письменные ходатайства о материальном поощрении своих подчиненных 2 Потом директор организации рассматривает служебные записки и на их базе оформляет приказ о выплате премии 3 Такое распоряжение передают в бухгалтерию для проведения начислений по дополнениям к заработной плате Периодичность выплаты премиальных не оговорена трудовым правом. Работодатель может выдавать вознаграждения ежемесячно, 1 раз в квартал или в год. Нет законодательных требований и по обязательному назначению премий: предприятия могут и не применять этот инструмент кадрового менеджмента.
- положением об оплате труда;
- положением о премировании;
- трудовым соглашением;
- коллективным договором.
Ходатайства уполномочены оформлять только начальники структурных подразделений или сотрудники, временно замещающие этих должностных лиц.
- наименование предприятия;
- идентификация отдела, о премировании сотрудников которого идет речь;
- Ф.И.О. директора компании, на чье имя составлен документ;
- Ф.И.О. начальника структурного подразделения (указывают данные должностного лица, которое инициирует выплату премии подчиненному персоналу);
- наименование бланка;
- информация о поданных к вознаграждению работниках, их стаже работы и других основаниях для поощрения;
- краткое описание факторов, которые побудили составить ходатайство о вознаграждении группы работников или отдельного специалиста;
- формулировки, указывающие на цель обращения;
- дата составления документа.
Ходатайство автора документа обязательно заверяет собственноручной подписью. Рядом с подписью указывают ее расшифровку. Оформленную по образцу служебную записку о премировании сотрудников (или в свободной форме) подают руководителю фирмы.
Если директор согласен с позицией начальника отдела, он проставляет на документе одобрительную визу.
к содержанию ↑Как назначают премию
Следующий этап – обработка кадровой службой заверенных директором ходатайств. На основе имеющихся служебных записок формируют общий приказ о выплате премиальных по предприятию.
- размер материального поощрения;
- период, за который работникам платят вознаграждение;
- срок исполнения приказа;
- перечень премированных лиц с указанием занимаемых ими должностей и Ф.И.О.;
- в качестве обоснования прописывают реквизиты зарегистрированных делопроизводителем ходатайств, также можно указать список достижений.
Приказ после издания передают для ознакомления под роспись членам трудового коллектива, чьи интересы затрагивает этот распорядительный документ. Отдельную выписку из приказа направляют в бухгалтерию для проведения начислений.
Премию рассчитывают одновременно с основной заработной платой. Из их суммарного значения производят обязательные удержания и выводят сумму к выдаче на руки.
Мнение экспертаШаповалов Денис ПетровичНалогообложение премиальных выплат происходит в обычном порядке. Также на эти суммы необходимо начислять стандартные ставки страховых взносов.
Начальникам подразделений, которые ответственны за оформление служебных записок о материальных поощрениях, необходимо помнить, что документ должен содержать данные об основаниях премирования. Если это условие не будет выполнено, начисленную сумму фискальные органы не считают элементом системы оплаты труда на предприятии. Такая ситуация чревата ошибками в формировании базы обложения по налогу на прибыль.
Стандартный образец служебной записки о премировании сотрудников выглядит примерно так:
Кузьмин Иван Денисович занимает должность сварщика в цехе № 1 ООО «Гуру» на протяжении 12 лет. За это время он зарекомендовал себя как грамотный и ответственный работник, добросовестно выполняющий все поручения руководства, соблюдающий трудовую дисциплину, а также проявляющий инициативу при решении производственных вопросов.
В июле 2025 года Кузьмин И.Д. перевыполнил установленный план по обработке деталей на 55%, что позволило существенно ускорить процесс производства изделий. В связи с этим прошу вас выплатить Кузьмину И.Д.
годовую премию за 2025 год в размере 100% заработка.
- Предыдущая запись
- Следующая запись
Инструкция: составляем служебную записку на премирование
Служебка о премировании — это документ, которым руководитель просит вышестоящее начальство назначить подчиненному дополнительное денежное вознаграждение, а говоря по-простому — премию.
Когда премируют работников
Вопрос дополнительных вознаграждений находится целиком в ведении работодателя. Он сам решает, когда и за какие заслуги награждать работников. Распространены такие поводы для премирования:
- особые трудовые заслуги гражданина;
- общероссийские и профессиональные праздники;
- индивидуальные праздники и особые даты работника, например, юбилей, выход на пенсию, юбилей службы в организации.
к содержанию ↑Увеличение выработки Повышение количества произведенных единиц выработки по итогу определенного количества времени Повышение качества Снижение количества брака, возвратов от потребителей, увеличение качественных показателей оказываемых услуг Экономичность Снижение затрат, как денежных, так и временных или человеческих, на производство одной единицы выработки Рационализация Сотрудник выступает с инициативными предложениями по оптимизации трудового процесса и организации производства Зачем нужна служебка на премию
Непосредственный начальник успешно проявившего себя работника составляет образец служебной записки на поощрение сотрудника и направляет руководителю организации. В документе сообщается:
- что нужно премировать;
- по каким причинам.
То есть непосредственный начальник работника в служебной записке излагает, за какие заслуги сотрудника необходимо поощрить. В служебной записке о премии нет необходимости, если выплата дополнительного к зарплате материального вознаграждения установлена внутренними актами организации или трудовым договором сотрудника.
к содержанию ↑Как правильно оформить
С лужебную записку о премии оформляют письменно. В организации могут быть приняты специальные формы для ходатайств разной тематики. Если таковых нет — текст излагается в свободной форме.
Если одновременно премируются несколько работников, в образец докладной записки о поощрении работника вставляют таблицу:
За успешную подготовку учеников к участию в городской олимпиаде по математике.
Ученик 10-А класса Сидоров С.С. занял 1 место.
За успешную подготовку учеников к участию в городской олимпиаде по физике.
Ученик 10-А класса Сидоров С.С. и ученица 10-Б класса Федорова Ф.Ф. заняли 1 и 3 места.
Обращение адресуют непосредственно руководителю организации: начальнику, директору, председателю, генеральному директору.
к содержанию ↑Как составить служебку
Образец ходатайства о премировании сотрудников должен содержать информацию:
- кому она адресовано: Ф.И.О. и должность руководителя;
- от кого: Ф.И.О. и должность составителя служебной записки — непосредственного начальника представляемого к награде гражданина;
- Ф.И.О. и должность работника, которому необходимо выписать премию;
- обоснование — перечень заслуг, которые дают сотруднику возможность получить дополнительное поощрение его труда;
- предлагаемый размер премии;
- дату составления и подпись.
Информацию излагают в свободной форме, придерживаясь правил деловой переписки. Избегайте лишних деталей, но приведите аргументы, которые обосновывают поощрение. Образец текста служебки на премию за хорошую работу может выглядеть так: « Прошу премировать учителя танцев Иванова И.И.
за высокий вклад в подготовку отчетного годового концерта. Благодаря стараниям Иванова И.И., ученики показали высокий класс по всем танцевальным дисциплинам и привели в восторг комиссию во главе с губернатором края. Как следствие, губернатор организовал гастроли наших танцевальных коллективов по всей области, что принесло дополнительную прибыль в бюджет учебного заведения и позволило сделать ремонт в танцевальных залах и оборудовать компьютерный класс.
Считаю необходимым наградить Иванова И.И. денежной премией в размере 100 000 (сто тысяч) рублей».
к содержанию ↑Образец служебной записки о выдаче премии
от начальника преподавательского отдела Сидорова С.С.
Прошу Вас премировать преподавателя верховой езды Петрова П.П. за добросовестный труд и отличные успехи на работе.
Мнение экспертаШаповалов Денис ПетровичЗа истекший квартал Петровым П.П. была успешно внедрена инновационная система преподавания основ верховой езды для детей 5-7 лет, что привело к увеличению количества учеников школы.
Учитывая вышеизложенное, считаю необходимым выплатить Петрову П.П. премию в размере 20 000 (двадцати тысяч) рублей 00 копеек.
23.07.2019 _______________/Сидоров С.С.
к содержанию ↑Полезно: как вести учет служебных записок
Единый учет служебных записок во внутреннем документообороте организации позволяет в том числе: оперативно найти информацию по тому или иному случаю; по датам отследить исполнение служебной записки; установить ответственное лицо; при необходимости оперативно продлить срок исполнения поручения на основании служебной записки; журнал также может быть использован в суде в качестве доказательства и пр. Список возможностей напрямую зависит от способа учета. Чем больше сведений указано, чем сложнее форма, тем больше инструментов дает учет.
В этом случае оптимальным вариантом является форма учета — журнал.
к содержанию ↑Когда потребуется служебная записка на премирование и как составить документ
Нередко в компаниях сотрудникам выдают разовые поощрительные премии, не предусмотренные системой оплаты труда. Чтобы специалисты по персоналу издали приказ, а бухгалтерия правильно отразила в учете такие выплаты, нужно основание. В качестве этого документа выступает служебная записка на премирование.
В статье рассмотрим, как ее составить и какие сведения включить.
к содержанию ↑Нужна ли служебная записка на премию в век цифровых технологий
Служебная записка — это внутренний документ компании. Ее составляют, чтобы решить рабочие вопросы: проинформировать о каком-то событии, запросить сведения, согласовать действия или выдать инструкции.
Документ может составить любой человек. Но в случае с поощрительными денежными выплатами ходатайство о премировании подает директору компании непосредственный начальник того подразделения, где работает отличившийся сотрудник. Иногда инициатором бывает представитель профсоюза, если он есть в организации, или совет коллектива.
Согласно зарплатной политике компании, вознаграждение за труд обычно включает в себя несколько частей (ст. 129 ТК РФ):
- сама оплата за трудовые обязанности исходя из оклада или тарифной ставки;
- доплаты и компенсации за условия труда;
- поощрительные выплаты, мотивирующие работников трудиться эффективнее.
Если премии регулярные, они фиксируются в Положении о премировании и в трудовом договоре, выплачиваются каждый период: ежемесячно, за квартал, к концу года в виде тринадцатой зарплаты или в любом другом порядке, зафиксированном в ЛНА компании.
Разобраться в вопросах начисления премий и выбрать оптимальную систему вознаграждения за труд вы сможете после нашего курса « Системы оплаты труда работников ».
Система оплаты труда может предусматривать и нерегулярные премии, например, к юбилею или празднику, за успешное прохождение аттестации или сдачу проекта, или за какие-то особые заслуги.
На регулярные поощрения не оформляют отдельные документы, весь порядок отражается в локально-нормативных актах. Но на разовые выплаты нужна служебная записка на премирование сотрудника.
Переписка в мессенджерах или по электронной почте полностью не может заменить эту бумагу даже в наш век цифровых технологий и электронных документов. Контролирующие органы хоть и стараются идти в ногу со временем и постепенно переходят на «цифру», но до сих пор часто требуют именно бумажную служебку, оформленную надлежащим образом, чтобы обосновать расходы компании.
Без подтверждающих документов не удастся включить в расходы такие выплаты и тем самым уменьшить налог на прибыль. Поэтому ходатайство на премию не стоит считать бесполезной и ненужной бюрократией, лучше отнестись к этому документу серьезно.
С переходом многих компаний на ЭДО все же появилась возможность подавать руководителю служебки в цифровом виде. Для них закон не предусматривает специальную электронную подпись (письмо Минфина от 26.02.21 № 03-03-06/1/13409 ). Даже системный логин и пароль пользователя могут считаться простой электронной подписью.
Если на распечатанном документе есть информация о том, кто его подписал, и правила использования электронных документах значатся в ЛНА компании, то такой документ можно выдавать по требованию проверяющих или использовать в суде.
Важно! Когда работник увольняется, работодатель не обязан отдавать ему копию служебной записки о премировании. Роструд аргументирует тем, что в статье 62 ТК РФ среди документов, которые выдают человеку по его письменному требованию при расторжении трудового договора, служебные записки не упоминаются.
к содержанию ↑Правила составления служебной записки о поощрении работников
Закон не регламентирует форму служебной записки. Ее можно написать от руки, или на компьютере. Можно использовать чистый лист А4 или фирменный бланк организации.
Компания может разработать специальный шаблон служебной записки, но его форму и порядок использования обязательно нужно закрепить в ЛНА.
Обратите внимание! Служебная записка не должны быть в форме заявления. Заявительный порядок используют для решения других вопросов.
- кому и за какое события полагается премия;
- деловые качества работника и сведения о стаже в этой компании;
- временной промежуток, за который она начисляется;
- размер и форма выплаты;
- отметка отдела по персоналу о том, что у работника нет нарушений дисциплины.
В конце указывают дату и ставят подпись и ФИО человека, который подает этот документ.
к содержанию ↑Служебная записка о премировании (образец) может содержать в себе ходатайство о поощрении как одного, так и нескольких сотрудников.
Алгоритм составления служебной записки на премию
Если нет утвержденного шаблона документа, записку составляют в свободной форме. При этом рекомендуют ориентироваться на общие правила делопроизводства, установленные ГОСТом Р 7.0.97-2016 утв. приказом Росстандарта от 08.12.16 № 2004-ст.
Ходатайство о премировании сотрудников ( образец ) включает в себя три части:
- Шапка документа, в которой справа в верхнем углу указывают, на чье имя составляется документ, то есть должность и ФИО генерального директора. Также от имени кого направляется служебка – сведения о руководителе потенциального награждаемого.
Ниже пишут название документа. Обычно это «Служебная записка о премировании» или «Представление о награждении». Эти названия – синонимы и означают одно и то же.
Рядом прописывают номер записки. Его нужно обязательно указать, потому что позже документ регистрируют в специальном журнале.
- Основная часть. Здесь отражают просьбу к начальству о поощрении одного или нескольких отличившихся коллег. Указывают их достижения и вид премии. Если она в денежном выражении, то ставят точную сумму.
Когда награждают за перевыполнение плана, то к служебке стоит приложить документы, которые это свидетельствуют, например, отчет по продажам или производственный план-норматив.
- Заключительная часть. В ней отмечают должность составившего записку, дату, подпись и расшифровку.
Печать на такой служебке не ставится.
Читайте на сайте статьи по теме
к содержанию ↑Образец представления на премию сотрудника
Мнение экспертаШаповалов Денис ПетровичПредставление на премию сотрудников — образец этого документа приведен в нашем материале — необходимо для ситуаций, когда премия является разовой, связанной с каким-либо нерегулярно возникающим событием.
Вам помогут документы и бланки:
- Варианты премирования
- Когда нужна служебная записка о представлении сотрудника на премию
- Как оформить представление на премию: образец
- Итоги
Когда нужна служебная записка о представлении сотрудника на премию
Регулярные премии, предусмотренные системой оплаты за труд, не требуют оформления каких-либо дополнительных документов для рассмотрения вопроса о премировании сотрудника. Процедура назначения и выплаты таких премий уже предусмотрена внутренним нормативным актом о премировании.
Но для разовых нерегулярно выдаваемых премий требуется уточнение ряда показателей, существенных для премирования:
- повода для выплаты;
- круга премируемых лиц;
- периода, к которому будет относиться премия;
- формы премирования;
- размера премиальных.
Право принятия окончательного решения о выплате премии — как регулярной, так и нерегулярной — все равно остается за руководителем организации. Только в первом случае он утверждает итоги распределения премиального фонда, а во втором должен принять решение о выплате или невыплате премии.
Подробнее о начислении премии можно увидеть здесь.
Следующая