Новости Образец сопроводительного письма к договору: шаблон и советы для составления

Ставить печать на письме не обязательно, за исключением тех случаев, когда стороны договорились об этом.

Сопроводительное письмо с документами можно передать через курьера, лично, по почте либо с помощью систем электронного документооборота. Получатель письма, если оно отправлено по почте, должен зарегистрировать его в журнале входящей корреспонденции, проверить комплектность, передать для подписания руководству, а затем отправить компании-отправителю.

Если документы переданы лично или курьером, то получатель должен поставить отметку о получении на втором экземпляре сопроводительного письма и вернуть его. Это делается для подтверждения получения бумаг.

Образец сопроводительного письма к договору

Генеральному директору ООО «Сатурн»
Николаеву Семену Семеновичу

Исх. № 34526-2
«23» июля 2020 года

Сопроводительное письмо к договору

Высылаем Вам подписанный договор поставки канцтоваров № 456 от «20» июля 2020 года с приложениями. Просим подписать его и один экземпляр возвратить нам в течение 7 дней.

1. Договор поставки № 456 от «20» июля 2020 года в 2 экземплярах на 8 листах.
2. График платежей б/н в 2 экземплярах на 2 листах.

Итого: 2 экземпляра на 10 листах.

Генеральный директор ООО «Меркурий»

Правила написания

Отражаются следующие существенные сведения:

1. Информация о компании-отправителе. Указываются её название, коды ИНН/КПП, адреса регистрации/нахождения, а также телефон и другие контакты для связи. Как правила, все эти реквизиты уже присутствуют на корпоративном бланке компании-отправителя.
2. Информация об адресате (получателе). Достаточно указать ФИО и должность руководителя компании, а также её название.
3. Исходящий номер и дата отправления, зарегистрированные в специальном учетном журнале.
4. Название бланка, которое однозначно отражает суть обращения.
5. Основная часть, которая включает вежливое официальное приветствие, список высланных бумаг, конкретизацию цели отправления, инструктаж получателя о необходимости совершения конкретных действий (подписать договор и выслать его отправителю).
6. Расшифрованная подпись лица, составившего сопроводительное письмо от имени компании-отправителя. При этом указываются его должность и ФИО (это может быть, например, директор организации).

Текст письма должен быть предельно краток и лаконичен. На ознакомление с данным документом получатель должен потратить не более 1 (одной) минуты.

Общество с ограниченной ответственностью «Компания-Отправитель»

Адрес, коды ИНН/КПП/ОГРН и телефон отправителя Генеральному директору ООО «Компания-Получатель» Исходящий номер № XXX от 12.12.2012 Сопроводительное письмо к договору Отправляем Вам подписанный договор купли-продажи стройматериалов № YYY от 10.12.2012. Просим Вас подписать этот договор и вернуть нам один его экземпляр в течение 5 (пяти) календарных дней.

Количество документов: 2 (два) экземпляра на 2 (двух) листах.

Генеральный директор ООО «Компания-Отправитель»

Действия получателя письма

В свою очередь, после получения вашего послания, секретарь или другой сотрудник, ответственный за делопроизводство в компании-адресате, предпринимает следующие действия:

• регистрирует полученную корреспонденцию, присваивая ей входящий номер;
• проверяет комплектность и передает письмо вместе с договором руководителю на подписание;
• забирает у руководителя подписанные документы, если к ним нет возражений, или, если в документах найдены недочеты, составляет протокол разногласий, где указываются желаемые поправки;
• в первом случае — экземпляр договора, во втором случае — протокол разногласий направляет обратно, отправителю.

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

• образец сопроводительного письма к документам в налоговую;
• образец сопроводительного письма к акту сверки.

Обязательно ли составление сопроводительного письма

Однако на практике сопроводительные письма составляются достаточно часто, и дело здесь не только в том, что сопроводительное письмо (сопроводительная записка) — это дань деловому этикету. Письмо помимо фиксации факта направления контрагенту договора может содержать в себе следующую информацию:

• цель направления договора (проект, направленный для согласования, или подписанный экземпляр контрагента);
• сведения о самом договоре (номер и дату, название);
• сведения о документе, в ответ на который направляется договор (если договор представляется по запросу, например, в случае направления дубликата договора при утере контрагентом оригинала);
• наличие дополнительных документов в отправляемом пакете (например, наличие протокола разногласий к проекту договора);
• количество направленных в данном пакете документов, их вид (оригинал, копия);
• дополнительные отметки (например, крайний срок согласования).

Таким образом, сопроводительное письмо к договору может значительно облегчить обмен информацией между контрагентами.