Новости Штраф за забытые документы: как избежать и что делать?
В настоящее время наш ритм жизни неминуемо ускоряется. Неудивительно, что мы начинаем не успевать, забывать, а порой и терять важную информацию. Подобная ситуация может коснуться и документов, которые периодически теряются в результате переездов, пожаров и просто по халатности сотрудников.
Как следствие, компания несет дополнительные расходы в виде штрафов и доначисленных налогов.
Мария ХОЧИНСКАЯ, коммерческий директор ООО «Иваудит»: — Соответственно, при налоговой проверке инспектор «не постесняется» спросить с вас весь необходимый перечень документов, и если вы сошлетесь на форсмажор и откажетесь их представить, то, безусловно, потребуются доказательства, подтверждающие вашу невиновность.
Приведем пример, когда компания, сославшись на пожар, отказалась представить счета-фактуры и акты, и их отсутствие обошлось в крупную сумму – 10 миллионов рублей.
Чтобы избежать подобной ситуации, мы предлагаем вам использовать три доказательства, которые помогут сохранить не только деньги, но и ваши нервы.
Доказательство 1. «Всему виной непредвиденные обстоятельства». Учредитель организации, о которой мы говорили выше, утверждал, что из базы данных на компьютере пропала информация за запрашиваемый налоговой службой период времени, но для высшей инстанции эта причина оказалась не веской, поскольку компания не сообщила о пропаже бумаг в полицию.
Совет. Сразу после обнаружения пропажи обратитесь в полицию. Если же бумаги сгорели, запрашивайте справку о пожаре в МЧС. Документы из следственных органов и МЧС – весомое доказательство в суде в пользу вашей организации.
Запомните, что подобная справка должна содержать точные сведения о потерпевшем, который утерял документы, наименования этих бумаг и период пропажи.
Пример. Компания потеряла в суде 70 миллионов рублей из-за невнимательности. В справке МЧС о пожаре была грубейшая ошибка, которая не спасла компанию от доначислений налогов – в документе было написано, что в сгоревшем здании располагалась другая организация.
Доказательство 2: «Восстановить не удалось». Суды всегда неохотно, а порой и критично оценивают попытки восстановить счета-фактуры или другие ценные документы.
Совет. Назначьте ответственного человека, который запросит у контрагентов копии потерянных документов. Одним из доказательств попытки восстановить бумаги для вас станут: почтовые квитанции писем и отправленные контрагенту запросы, а также переписка с ним.
Лучшее доказательство невиновности компании в утере документов – представить в высшие инстанции дубликаты уничтоженных бумаг. Скорее всего, с вас снимут претензии.
Помните: копии счетов-фактур по факту будут заверены только тогда, когда руководитель контрагента поставит свою подпись и дату заверения, печать и штамп «Копия верна».
Пример. Собственник организации представил копии счетов-фактур в обоснование суммы НДС за поставленные товары. Налоговики отказались принимать копии, но суд встал на сторону бизнесмена.
Автоматизировать документооборот на любом предприятии достаточно просто. Докажите, что ваша компания не несет ответственности за утрату документов. Главные аргументы, которые можно привести, используя эту модель своей защиты: документы нельзя представить по нескольким объективным причинам, при этом показать, что организация предприняла все необходимые меры, чтобы утерянные документы были восстановлены.
Доказательство 3: «Утеряны документы, но найдены акты».
Совет. Создайте внутренний совет из своего заместителя, главного бухгалтера и, например, начальника охраны. Корпоративный совет проведет ревизию, установит пропавшие документы и причины их исчезновения, где будет подробно описано, когда и вследствие каких обстоятельств были утрачены ценные бумаги.
Дополнительный аргумент в защиту вашей позиции – проведение описи пропавших бумаг.
Пример. Во время проверки одного реально существующего завода налоговая инспекция недосчиталась счетовфактур на 3,5 миллиона рублей. Но в суде было доказано, что ценные бумаги были утеряны при пожаре в здании.
Был составлен акт и справка об утрате бумаг (с подписями генерального директора и главного бухгалтера) из-за пожара в здании, где хранятся первичные документы из бухгалтерии, было написано заявление в полицию и письмо в налоговую инспекцию.
Если бумаги пропали из электронной базы, пусть организация, которая устанавливала нужную компьютерную программу, восстановит ее. Чтобы доказать, что ваша организация арендовала помещение, которое впоследствии сгорело, предоставьте платежи по аренде помещения, хозяйственным нуждам и т.д. Поручите вашим сотрудникам составить подробный документ, который будет доказывать, что суммы из утраченных счетовфактур соответствуют оборотам по счетам компании.
Мы искренне желаем, чтобы эти аргументы не были актуальны для вашей компании, поэтому самый главный совет: обнаружив пропажу бумаг, сразу постарайтесь сделать всё возможное для их восстановления!
к содержанию ↑Что делать, если забыл документы на ТС и ВУ дома: правомерность штрафа и как избежать его?
Я забыл документы на ТС и ВУ дома, узнал об этом после остановки и предоставил их через 10 минут, но мне выписали штраф в 500 рублей. Могу ли я узнать о правомерности этого штрафа?
/ Александр , Москва2023-01-24Категория: Гражданское право
к содержанию ↑Ответы юристов (1)
Сергеев Олег Юрист,
Москва На сайте: 1945 дняОтветов: 2467 Рейтинг: 3.62
Согласно законодательству Российской Федерации, водитель должен иметь при себе документы на ТС и ВУ во время управления транспортным средством. Если водитель не имеет при себе указанные документы в момент остановки, он должен предоставить их на месте остановки в течение 3 часов со времени выявления нарушения. Если водитель предоставил документы в указанный срок, то он не может быть привлечен к административной ответственности в виде штрафа в размере 500 рублей.
Если же водитель не предоставил документы в течение 3 часов, то он может быть привлечен к административной ответственности в виде штрафа в размере до 5 тысяч рублей. Однако, в данном случае было указано, что документы были предоставлены в течение 10 минут со времени остановки. Следовательно, штраф в размере 500 рублей выписан не правомерно и может быть обжалован в соответствующие органы.
#32460 2025-01-13 12:17:36Сергеев Олег Юрист,
Москва На сайте: 1945 дняОтветов: 2467 Рейтинг: 3.62
Прежде всего, нужно обратиться к законодательству Российской Федерации, регулирующему порядок управления транспортными средствами и ответственности за нарушение ПДД.
Согласно статье 12.7 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, водитель обязан иметь при себе документы на транспортное средство и права на управление транспортным средством.
Если водитель не имел при себе документов на транспортное средство и права на управление — это является административным правонарушением, за которое предусмотрен штраф в размере 500 рублей.
Если же водитель предоставил документы на транспортное средство и права на управление в течение 10 минут, то это может быть учитываться при рассмотрении дела об административном правонарушении и может быть основанием для снижения штрафа или отмены штрафа вовсе.
Следовательно, выписание штрафа размером в 500 рублей в данном случае является правомерным, но предоставление документов после остановки и в течение 10 минут может быть учтено при последующем рассмотрении дела об административном правонарушении.
#248685 2025-01-13 12:17:36Сергеев Олег Юрист,
Москва На сайте: 1945 дняОтветов: 2467 Рейтинг: 3.62
Статья 12.15 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП) — «Несохранение документов, подлежащих обязательному хранению в соответствии с законодательством Российской Федерации о документах и документации» и статья 27.1 КоАП — «Несоблюдение требований закона или иного нормативно-правового акта о порядке управления транспортными средствами» могут быть применимыми в данном случае. Однако, если документы были предоставлены в течение 10 минут, следует учитывать возможность отсутствия состава правонарушения.
#467609 2025-01-13 12:17:36В работе БесплатныйГорячая линияБЕСПЛАТНАЯ консультация! Звоните!Консультируйтесь с юристом онлайн
Следующая